Мениджмънт

4 стъпки за развитие и оптимизация на ERP системите

CIO Media

Внедряването на ERP система в известен смисъл е победа след дълга борба. В идеалния случай, това е финална стъпка към рентабилност, повишена ефективност и редица предимства, постигани чрез успешното планиране на бизнес процесите. Неслучайно много мениджъри на ERP проекти считат датата на завършване на внедряването за ключово събитие, а спазения срок – за успех.

Но реализирането на проекта в рамките на срока и бюджета е само част от победата. Като се има предвид с колко разходи, ресурси и усилия са свързани изборът и внедряването на ERP система не е учудващо защо компаниите все по-често търсят начини да усъвършенстват системите, с които разполагат, вместо да ги заменят с нови. В тази статия ще се спрем на няколко метода за оптимизация на ERP системите с цел повишаване на тяхната рентабилност.

Анализ на ERP системата

Важно е да имаме точна представа за това колко е ефективна ERP системата в нашето предприятие. За целта би трябвало да оценим нашето ERP решение в съответствие със стандартите за нашата индустрия.

Актуално проучване на консултантската компания Panorama Consulting показва, че:

  • 71% от предприятията успяват да си възвърнат инвестициите, направени в ERP проекта

  • 81% са доволни от софтуера

  • 94% са получили конкретни бизнес предимства от използването на ERP системата

  • 63% са се сблъскали с трудности свързани с решаване на организационни въпроси и управление на процеси

  • 29% не са получили подкрепа от висшето ръководство в периода на внедряване на ERP системата

  • 56% не са могли да се вместят в предвидения бюджет.

Тези данни показват, че самото внедряване на ERP система е само стъпка по правилния път към успеха.

ERP е развиващ се процес

Дори при безпроблемно внедряване (ако изобщо има такова) пътят към извличане на ползи от информационното решение не свършва в деня, в който то започва да работи. Обратно, стартът на ERP системата е първа стъпка от дългия път към нейната оптимизация и към усъвършенстването на бизнес процесите.

След първоначалното внедряване е необходимо да се изследват процесите в организацията и да се провери, дали те протичат правилно и гладко. Трябва да се оцени въздействието на новата система върху организацията. Дали сътрудниците използват системата ефективно? Дали тя повишава ефективността на бизнеса? Дали тя повишава стойността на организацията? Препоръчително е тези въпроси да бъдат разгледани, както преди внедряването, така и след него. Важно е също да се осигури качествена поддръжка на потребителите, която да позволява разрешаването на всички технически проблеми.

Обучението на потребителите преди внедряването на системата, разбира се, помага да бъдат избегнати рисковете, с които организацията се сблъсква веднага след внедряването. Освен това обаче е необходимо да се проведе обучение впоследствие, когато може да възникнат други трудности. Ключови сътрудници трябва да са в състояние да предоставят поддръжка на колегите си и да отговарят на прости въпроси за процесите и системата. В периода веднага след внедряването около 80% от проблемите на крайните потребители се дължат на това, че те не разбират как работи програмата, а не на несъвършенства на самата система. Ключовите потребители могат да намалят броя на такива проблеми.

Също така е необходимо на сътрудниците да се предоставят достъпни инструменти за обучение – инструкции, онлайн ръководства и т.н. Това улеснява запознаването със системата.

Оптимизация на ERP системата

Ако вашата организация все още не отчита съществени ползи от своята ERP система, би трябвало да разгледате вариантите за нейната оптимизация. В повечето случаи, проблемите на корпоративните потребители не се дължат на самата система, а на неправилното и използване и на несъвършените бизнес процеси.

За да решите, кой подход е по-удачен във вашия случай – модернизация на съществуващата система или изграждане на нова – отговорете на следните въпроси:

  • Работи ли ERP системата в пълния си капацитет? Използва ли компанията най-новата версия на системата?

  • Добре ли познават системата служителите и умеят ли да я използват?

  • Добре ли са настроени бизнес процесите и ходът на работата като цяло?

  • Налице ли е съпротива относно използването на системата от страна на сътрудниците и мениджърите?

  • Налице ли е усещането, че с ERP системата организацията е “пораснала”?

  • Съществуват ли съществени възможности за усъвършенстване на бизнес процесите на компанията?

  • Съгласно ли е ръководството на компанията да инвестира в ресурсите, необходими за внедряване на нова система (време, персонал, пари и т.н.)?

Ако отговорите на повечето от тези въпроси са положителни, вероятно ви е необходима нова система. Но дори ако отговорът на един или няколко от въпросите е отрицателен, струва си да разгледате вариант за оптимизация на съществуващата система, вместо за пълната и замяна.

4 стъпки към оптимизацията

Реализацията на предимствата на ERP системата и нейната оптимизация преминават през следните 4 основни етапа:

1. Определяне на актуалните проблеми, свързани с бизнес процесите и тяхното техническо осигуряване

На първо място е необходимо да се идентифицират основните проблемни моменти, както за процесите, така и за системата. Обикновено за тази цел след внедряването се провежда одит. Често възникващи проблеми установявани при одита след внедряването са нарушения в бизнес процесите, недостатъчно обучение на сътрудниците, липса на взаимодействие между служителите и неправилно функциониране на системата.

2. Идентифициране и оценка на възможностите за усъвършенстване на бизнес процесите

За да получи всички предимства, които предоставя системата, компанията трябва да разбере по какъв начин може да усъвършенства процесите. На този етап е необходимо бизнес процесите да бъдат документирани, да се откроят възможности за тяхното подобряване и да се оценят потенциалните предимства. Освен това е необходимо да бъде проведен одит на конфигурацията и настройките на системата, за да се провери дали тя отговаря на изискванията.

3. Определяне на основните причини за проблеми, свързани с работата на системата и начини за тяхното разрешаване

След като сте преминали през първия и втория етап е много по-лесно да определите основните причини за възникващите затруднения и потенциалните решения на най-съществените проблеми. Резултатът от усилията ви на този етап трябва да бъде прост план за усъвършенстване на бизнес процесите и техническите операции.

4. План за реализация на предимствата на ERP системата

След като бъдат определени основните причини за проблемите, свързани с процесите, персонала и технологиите, както и пътищата за тяхното решаване, трябва да се премине към реализацията на ефективен план за действие. Този план следва да бъде оформен и изпълнен като типичен проект с ясно обозначени задачи, етапи и отговорни лица.

В заключение

Работата по ERP системата не завършва в деня на нейното въвеждане в експлоатация, колкото и организацията да желае това. Необходимо е редовно да се провежда одит на системата, да се оценява производителността и по определени критерии, а също така активно да се търсят начини за усъвършенстване на бизнес процесите и включване на сътрудниците от всички нива. Всичко това помага на организацията да използва ефективно ERP технологиите.

Значението на одита след внедряването на ERP системата

Ръководствата на много организации са толкова щастливи, че са завършили своя ERP проект и толкова уверени в ефективността на системата, че не провеждат одит след внедряването. Така те не получават информация за това кои предимства са успели да реализират, а кои - не. Въпреки че това е първият етап от търсенето на основни проблеми, свързани със системата, в много организации пропускат одита. А без него не може да се разбере доколко системата може да се адаптира към всякакви промени или усъвършенствания на работния процес. Одитът след внедряването е изключително важен за успешното използване на системата, а провеждането му трябва да бъде фокусирано върху 3 ключови фактора:

1. Сравняване на ефективността на предприятието преди и след внедряването
Всеки ERP проект би трябвало да има предварително разработена икономическа обосновка, без която никоя компания не би трябвало да взема решение за внедряване. Но дори ако нямате икономическа обосновка, която да ползвате за ориентир, може да формулирате критерии, по които да оценявате ефективността. За да определите, доколко са реализирани предимствата на ERP системата, трябва да разполагате с данни за ефективността на работата преди внедряването. После тези данни трябва да бъдат сравнени с данните от одита. Така можете да определите, къде не постигате достатъчна ефективност и да търсите възможности за бъдещо развитие.

2. Определяне на потенциалните възможности за обучение
В резултат на одита трябва да се изясни в какви области сътрудниците нямат достатъчно знания, въпреки първоначалното обучение, в кои отдели има нови служители, които не са преминали обучение, какви курсове би си струвало да се проведат по-късно. Инвестициите в обучение помагат да се постигнат повече ползи за бизнеса в дългосрочна перспектива.

3. Оценка на работата със системата и привличане на сътрудниците към нейното усъвършенстване
Добрите сътрудници винаги искат да повишат своята лична ефективност и да са полезни за компанията. Персоналът, който използва ERP системата, най-вероятно получава от внедрителите и от ключовите потребители редица препоръки за това как да направи работата си по-ефективна. Ключов етап от провеждане на одита на ERP системата след внедряването е да се разговаря с крайните потребители за това какъв е техният опит от работата със системата. Необходимо е да се оцени и мотивацията на сътрудниците от гледна точка на работата с всички процеси, за да се оптимизира използването на системата. Много организации пропускат този важен етап и се лишават от възможността да използват колективната мъдрост на своите сътрудници. Но практиката сочи, че организациите, които включват в своя ERP проект широк кръг от сътрудници и полагат усилия крайните потребители да усвоят системата, получават повече ползи от тези, в които решенията за ERP системата се вземат само от мениджмънта.


X