Мениджмънт

7 грешки при внедряването на системи за управление на документите и съдържанието

CIO Media

Принципите и критериите за успешните проекти за внедряване на информационна система за управление на документи са известни отдавна, но въпреки това не всички такива проекти завършват успешно. Едни и същи грешки продължават да бъдат допускани.



Всъщност, кога можем да считаме, че внедряването на система за управление на документи е успешно? Най-общо, когато в резултат от въвеждане на системата са постигнати поставените цели. За някои проекти целите може да са тези, които са описани в традиционните методологии (например PMBoK), и успехът да се оценява от гледна точка на спазване на рамките на проекта: време, цена, съдържание. За други проекти успехът може да се оценява в зависимост от степента на удовлетвореност на възложителя от постигнатите резултати.

Все пак при всеки конкретен проект възложителят и изпълнителят дефинират за себе си какви са желаните резултати, но е малко вероятно те да бъдат постигнати, ако при реализацията на проекта бъдат допуснати някои от следните грешки:

1: Гигантомания

Сложните замисли рядко се реализират. Развивайте системата за управление на документи поетапно. Започнете с автоматизацията на не особено крупни, но важни задачи – например съгласуване на договори. Така ще можете да работите в рамките на разумен бюджет, сравнително кратки срокове, ограничен брой вътрешни потребители. Ще постигнете бързо видими резултати. След като потребителите свикнат със системата и почувстват ползите от нея, те ще се превърнат в драйвери на нейното развитие. Автоматизацията на следващите процеси или усъвършенстването на свързани бизнес процеси ще получат по-широка подкрепа.

2: Ограничено мислене

При избора на платформа, върху която да изградите вашата система, мислете за бъдещето. Функционалността на платформата трябва да ви осигурява потенциал за ръст. Може днес пред вас да стои само задачата за развитие на електронен архив или документооборот, но утрешният ден със сигурност ще ви изправи пред нови задачи. Правилно проектираната платформа ще ви позволи да реализирате нови функции за потребителите при минимални финансови инвестиции. Затова проучете внимателно потенциалните области на автоматизация и потенциалните заинтересовани от това лица в организацията – ръководители на отдели, инициативни потребители, ИТ специалисти за екипа по внедряване и т.н. Заедно с тях анализирайте базираните на документи процеси и системи и формулирайте стратегия за поетапно внедряване и пътна карта за развитие на проекта.

3: Разглеждате хората отделно от процесите

Внедряването на нова информационна система предизвиква стрес у потребителите, тъй като променя начина, по който са свикнали да работят. За да бъде намалена съпротивата от страна на сътрудниците, те трябва да бъдат привлечени към автоматизацията на документооборота, а предстоящите промени да им бъдат обяснени до ниво “визуализация”.

Първоначално фиксирайте процеса “такъв, какъвто е” – кой, къде, какъв документ предава, какво се случва с документа и в какви срокове. На тази база “нарисувайте” пътя, по който се движат документите и схема на управлението на бизнес процеса (BPM).

След това формирайте група, която подробно да анализира процеса. Заедно с интегратора на внедряваната система тази група трябва да търси начини, по които да подобри текущия процес на работа с документите и да подготви схема на процеса “такъв, какъвто ще бъде”.

Важно е да визуализирате прехода от състоянието “каквото е” до “каквото ще бъде”. Прозрачността на промените ще позволи да преодолеете бариерите на недоверието и неразбирането на това защо е необходимо внедряването и как то ще бъде реализирано.

4: Разговаряте на различни езици

Описанието на функциите на една програма и тяхната реализация в реалния живот могат да бъдат доста различни. Понякога възложителят и изпълнителят влагат доста различен смисъл в едни и същи думи. Най-лошият случай е, когато установите, че е налице такава ситуация чак в края на проекта. За да не допуснете това, в самото начало заложете на прототипирането. Така ще можете да отстраните критични различия още преди внедряването. За целта изискванията към системата се разделят на отделни блокове по реда на тяхната реализация: структура на съхранението, управление на правата и т.н. Всяка функция се разработва в демонстрационен вариант, така че потребителите могат да я разучат още преди внедряването и да формулират своите забележки и предложения. Обратната връзка от потребителите помага за подобряването на процеса на разработка.

5: Подценявате значението на документацията на проекта и процесите

Платформата за управление на документи и съдържание в своя базов вид не решава никакви приложни задачи на компанията, затова тя винаги се развива допълнително за целите на клиента. За да не възникнат по-късно трудности във връзка с обновяване на версии, миграция и развитие на системата, документирайте всички реализирани изменения – какво е било направено, кога и как. Документацията по проекта и процесите ще ви помогне да развивате системата.

Накратко всичко, което може да повлияе на процеса на внедряване, трябва да се документира. Документите са потвърждение на постигнатите по-рано споразумения и за изпълнителя, и за възложителя. Колкото по-подробно са подготвени документите по проекта, толкова по-малък е рискът една и съща формулировка да се разбира различно от възложителя и от изпълнителя.

6: Нестандартна функционалност

Нестандартните функции, добавени към дадена платформа, пречат на нейното обновяване. Добавяйки такива функции, по-късно вие или ще зависите от техния разработчик, или рискувате да ги загубите с преминаване към следваща версия. За да реализирате лесно обновяванията на вашата система, спазвайте следните правила:

Първо – не променяйте платформата до неузнаваемост. Разширявайте нейните възможности с помощта на допълнителни модули, подобрявайте интерфейса, но не променяйте базовата функционалност.

Второ – изпробвайте обновленията. Повечето платформи за управление на документи и съдържание дават възможност за оптимизиран преход от една версия към друга и пренасяне на конфигурацията. Създадените в тестовата среда настройки може после да се копират в работната среда.


Трето – оставете миграцията в ръцете на доставчика и системния интегратор, които знаят какво е направено и как трябва да реализират обновяването.

7: Недостатъчна адаптация

Системите за управление на документи и съдържание обхващат много задачи. Освен класическите функции за завеждане на документи, за тяхното съхраняване, предаване и търсене те предоставят на потребителите и много нови възможности – например облачно съхранение, съвместна работа, електронен подпис, адаптивно управление, бази знания. Използвайте технологиите, собствения си опит и практиката на ваши колеги от други организации, за да усъвършенствате своите процеси, базирани на документи.

Така например съвместната работа по документи спестява на сътрудниците от това да попаднат в “порочен кръг”, когато съгласуващите даден документ на различни етапи внасят в него противоречащи си поправки. При съвместен достъп те могат веднага да видят направените коментари и да формулират приемлив за двете страни вариант.

В заключение

Накратко, ако сте склонни да се вслушвате в съвети и сте готови да се учите от чуждите грешки, при внедряването на система за управление на документи и съдържание следвайте следните правила:

- Внедрявайте поетапно.

- Проучете максимално базираните на документи процеси в организацията.

- Включете сътрудниците в процеса на внедряване и развитие на системата.

- Използвайте прототипи.

- Документирайте разработката и процесите.

- Не променяйте платформата прекалено.

- Използвайте новите технологии за развитието на вашия бизнес. 


X