Мениджмънт

ИТ мениджърът в малка компания- човек под обстрел

CIO Media

Мария Динкова  

Развитието на компаниите днес, зависи не само от плановете и възможностите собствениците и назначените от тях управители, но и от таланта на директора по информационни технологии (CIO). Той ръководи въвеждането на иновациите, оптимизира процесите и подготвя организациите за новите изисквания на пазара. Това никак не е лесно и представлява голямо предизвикателство, дори за опитни специалисти. При наличието на необходимите ресурси и екип от служители, добрите резултати бързо могат да бъдат постигнати.

В малките компании ситуацията обаче е доста по-различна. Очакванията към ИТ мениджърите са големи и от тях често се изисква да направят много с малко. Те не разполагат с многобройни отдели, които да ги подпомагат в работата и обикновено им се налага да взимат стратегически решения, но и да се занимават с рутинна поддръжка на различните системи. Предвид на това възникват редица въпроси, например – струва ли една малка фирма да наема служител или е по-разумно тези функции да бъдат аутсорснати? Каква е формулата за успех, която CIO трябва да приложи? Как могат малките организации да се съревновават с големите играчи на пазара?

Да наемем ИТ мениджър или да аутсорснем

Преди да се говори за предизвикателствата пред ролята на CIO в малката компания, трябва да се уточни кои организации влизат в тази категория. Обикновено става дума за фирми с персонал между до 50 души. „Между 20 и 50 може би в този интервал е една малка компания, тъй като вече все повече при тях (малките компании) и долната граница се увеличава. Специално в ИТ сектора, ако допреди няколко години са били 5 човека, сега са 20 и повече“, коментира Стефан Футеков, ръководител ИКТ в "Унифарм".

Когато служителите на една организация достигнат този брой, се появява и нуждата от ИТ специалист. Тогава тя е изправена пред избор дали да наеме експерт или да аутсорсне тези задачи. И двата варианта имат своите положителни и отрицателни страни. От една страна наличието на собствен ИТ отдел позволява технологиите по-лесно да се използват като основна движеща сила за бизнеса. Детайлното познаване на процесите в компанията – като производство и логистика – ще помогне по-добре да се осъществи връзката между изискванията на ръководството и самите дейности. Именно и затова CIO в малката организация е определян като „човекът под обстрел“, който държи ключа за успеха, но и който понася много голямо натоварване. Познавайки бизнеса, той може да го обвърже с технологиите и да реши кое е най-доброто за конкретната фирма. В днешно време, когато облика на всяка компания се изгражда в интернет пространството и социалните мрежи, ролята на ИТ лидера става все по-голяма.

Без такъв човек аз вече не виждам как може да просъществува една фирма...Смятам, че е много важно в малките компании CIO-то да работи заедно с мениджърите, а не просто да бъде човек, който да поддържа. Защото много голяма част от иновациите могат да дойдат именно от него. В по-големите фирми ИТ мениджърите обикновено са подчинени на CFO-то или на CEO-то, според политика. Това означава, че хората все повече осъзнават пряката връзка между CIO и развитието на компанията“, отбелязва Футеков.

От финансова гледна точка обаче голяма част от малките организации предпочитат да изнесат ИТ дейностите си. „Тъй като не се налагат големи инвестиции в хардуер, те могат наравно с по-големите компании да си купят облачно пространство, лицензи за софтуер и антивирусна защита и така да бъдат на едно добро ниво“, посочва специалистът. Така малките фирми имат възможност да планират бюджета си по-добре, да го разпределят във времето и намалят вероятността да се изправят пред неочаквани разходи, например за ремонт или поддръжка. Не на последно място чрез аутсорсване се намалява нуждата от наемането на допълнителен персонал.

Съществува ли момент обаче, когато без съмнение възниква необходимостта малката компания да наеме собствен ИТ мениджър? Трудно е да се даде категоричен отговор на този въпрос. Това зависи от дейността на дружеството и от обвързаността й с ИТ сферата, както и от нейния бизнес модел. „Да не обобщаваме всичко само до поддръжката на техниката – няма фирма вече, която да няма нужда от такъв човек – за най-елементарни неща... Някои предпочитат да не наемат личен състав, а други - точно обратното. Аргументите, които чуваме са свързани с разходите и сигурността, но всичко, разбира се, е въпрос на договаряне и приоритети на мениджмънта. Едни компании виждат повече сигурност, ако ИТ специалистът е част от техния екип, а други - в изнесените услуги. Аргументите относно цената се движат в същия порядък“, допълва Футеков. То трябва да се вземе на база на конкретните нужди на бизнеса, както и въз основа на детайлни сметки относно необходимите разходи за дадена услуга. Понякога е по-изгодно информацията да бъде изнесена, при други е по-добре да остане вътре в самата компанията.

Много задължения и малко ресурси

С наемането на CIO обаче предизвикателствата пред малките фирми определено не приключват. На практика независимо колко голяма е дадена организация функциите на ИТ мениджърите не се различават особено. Специфични обаче са използваните подходи. Заради недостатъчното ресурси – както финансови, така и човешки – малките компании са принудени да търсят свои начини за оцеляване на пазара. Макар и този път да е по-труден, той си има и своите преимущества. „По отношение на бюджета, не по-малко важно от размера му е правилното му разходване. Така че не винаги става въпрос за пари, а по-скоро за правилните и оптималните решения за конкретния бизнес“, споделя Футеков. Понякога големи фирми купуват скъп софтуер, а в последствие не го оползотворяват изцяло. Така те не могат да получат пропорционални ползи на направената инвестиция. Същевременно една малка фирма с по-ограничени ресурси може би ще отдели повече време, ще идентифицира конкретните си нужди, за да избере най-подходящото решение.

В момента облачните технологии предоставят една добра възможност за малките компании, така че те да успеят да останат конкурентоспособни. „Благодарение на тези облачни услуги вече има достатъчно възможности една малка фирма, ако изнесе своите услуги (дори поща и т.н. във външна фирма) да има едно добро ниво на сигурност“, посочва експертът.

Подобно решение за частично аутсорсване само на някои услуги помага за справянето и с другото основно предизвикателство пред малките организации – липсата на достатъчно тясно специализирани служители. Често се налага да се наемат хора с по-широки познания, така че да могат да се справят с различни дейности едновременно. Резултатите обаче се оказва, че не винаги са особено добри при подобно разпиляване на усилията. Когато работата не е на високо ниво за малката фирма е невъзможно да се конкурира с една по-голяма компания, която обикновено разполага например с експерт по сигурност, както и с ИТ специалист, който се занимава само с поддръжката на системите.

За мен решението при малките фирми е аутсорсването на по-специфичните за бизнеса услуги“, изтъква Футеков. Служителите по поддръжката е добре да останат в компанията, за да могат да оказват навременна помощ и реакция при проблем със системите. При подобен сценарий ИТ мениджърът ще управлява процесите и ще се стреми да отговори на нуждите на фирмата по най-правилния начин. На свой ред подобен подход ще го освободи от чисто техническите задачи и ще му позволи да се концентрира върху задълженията му на лидер.

Сега има и организации, които на външна фирма си поверяват цялото управление на ИТ сигурността, на управлението на ИТ. Но мисля, че е важно да има човек вътре в самата фирма; служител, който по някакъв начин да е ангажиран с дейността й, с нейното развитие. Смятам, че е важно да има ИТ мениджър дори в малките компании, защото това е човек, който е ангажиран със самата фирма, който е по-близо до ръководството, който познава процесите на фирмата и може адекватно да управлява промените спрямо нейните нужди“, категоричен е Футеков.


ИТ мениджърът в малка компания- човек под обстрел

© CIO Media, Cio.bg

Малки срещу големи

Колкото и иновативни подходи да предприемат малките компании да бъдат равностойни противниците на големите играчи на пазара, е трудна задача. Големите разполагат с по-голям финансов ресурс, но в замяна - са по-тромави, заради общо взето установените процедури и "отъпкани пътечки", по които върви бизнесът им. Малките фирми, макар и със значително по-скромни възможности, имат предимството да са по-бързи и по-гъвкави спрямо промените на пазар и новите дигитални клиенти.

Смятам, че с правилна стратегия има достатъчно бизнес ниши, които могат да се завземат от по-малките фирми и в които те да са конкурентоспособни“, подчертава Футеков.

Едно от ключовите предизвикателства е свързано с намирането и задържането на нужните ИТ кадри. „Специално в ИТ сферата има голямо текучество и хората лесно за пари сменят работата си. Проблемът идва от това, че ИТ специалистите не са обвързани с фирмата, ако тя е от различен сектор - те остават малко в страни от основната й дейност, което създава преимущество на по-големите компании. Те дават по-добри условия и разполагат с по-голям шанс да задържат добрите специалисти. Малките фирми не винаги имат достатъчно проекти и интригуваща работа, за да осигурят на талантливите специалисти постоянно ангажиране и и добра заплата... От тази гледна точка те страдат, тъй като смяната на един човек им се отразява повече. Докато намерят друг се изисква време, а това са разходи, пропуснати ползи откъм нереализирани проекти“, разказва Футеков.

Според него стъпка в правилната посока за задържането на служителите е инвестицията в тяхното обучение. Малките компании не бива да го пренебрегват или подценяват като възможност, тъй като една от най-честите причини за напускането на специалистите са предлаганите от големите организации опции за обучения или работа в чужбина. Освен това експертът допълва: „За малките фирми, тъй като там често бюджетът е ограничен, е въпрос на сметки и преценка спрямо дейността дали да се изнесе дадена услуга или да се инвестира в човек, който да я поддържа. Наистина е въпрос на сметки как ще бъде по-добре... Няма универсален модел за действие, който да е приложим навсякъде. Така че най-важното е да има информация, да са достатъчно проучени нуждите на фирмата и възможностите, за да се подпомогне бизнеса. Това е крайната цел – бизнесът да може да се развива все повече.“

Човек под кръстосан огън ли е CIO-то?

Неслучайно определението „човек под обстрел“ в най-голяма степен се отнася за ИТ мениджъра в малката компания. Той е натоварен с отговорността да намери баланса между техническите нужди и изискванията на бизнеса, като същевременно ги обедини и даде най-доброто на фирмата. Футеков съветва за подобна позиция да се търси специалист, който да бъде възможно по-близо до ръководството и до процеса на взимане на решенията. Все повече ролята на CIO се отделя от чисто техническите и рутинни задължения. Очаква се служителят на тази длъжност да се утвърди като съветник и експерт, който може и знае как да подобри процесите в организацията. От неговите действия все повече ще зависи бъдещето на компанията, а работата му все повече ще се отразява на движението на организацията напред. В крайна сметка дори и една фирма да избере да аутсорсне някои специфични свои процеси, това не означава, че нуждата от CIO отпада. Той трябва да е част от висшия мениджмънт и да отговаря за изготвянето на цялостната ИТ стратегия за развитие на бизнеса. Чрез технологиите той може да намери начин малката компания да намери своята ниша, за да се наложи и утвърди на пазара.


X