Мениджмънт

Как да съхраним бизнеса си в условия на карантина

Мария Динкова

Пандемията от коронавирус вече обхвана повече от 120 страни по света и създава сериозни предпоставки за притеснение не само в здравен аспект, но и ви икономически. Как може да се справи софтуерният бранш и бизнесът като цяло в новосъздалата се ситуация, ще успее ли да оцелее в условия на криза и ще съумее ли да запази числеността на персонала си?

Много мениджъри вероятно си задават всички тези въпроси. Един от начините за продължаване на работа в ситуация на памдемия, е организирането на дистанционни дейности и създаване на т. нар. "Distributed teams" или още - разпределени екипи.

Някои организации отдавна вече работят на този принцип. Такъв пример е DataArt, глобална компания за софтуерно инженерство с 20 офиса в САЩ, Европа и Южна Америка. Ето какво показва опитът на компанията относно работата в географски разпределени екипи и как би могло това да се случва ефективно и целесъобразно.

Плюсовете и минусите на разпределените екипи
Според FlexJobs и Global Workplace Analytics, през последните 10 години броят на служителите, работещи от разстояние, е нараснал с 91% . Въпреки това, някои мениджъри все още се плашат от подобна идея и робуват на стереотипа за ниската производителност на разпределените екипи. Има ли основание в подобни страхове?

"Опитът ми с разпределени екипи и колеги, работещи от разстояние, от много години показва, че този страх е напълно неоправдан и е по-скоро свързан с неумението на мениджъра да делегира права, с липсата на доверие и с желанието за прекомерен контрол", смята Татяна Голубеева, Delivery Manager в DataArt.

И така, кои са основните предимства и недостатъци на разпределените екипи?

Предимства:

1. По-голяма устойчивост при кризисни и пандемични ситуации
В ситуация като сегашната, в която светът трябва да функционира в условията на пандемията от Covid-19, географското разпределение на екипите намалява рисковете за здравето и в същото време - редуцира финансовите загуби, което дава възможност на бизнеса да продължи да функционира.

2. Ценова ефективност
При разпределените екипи бизнесът има възможност да намали разходите си за наемане на кадри на местно ниво и да намери същата работна сила в локации, където пазарът на труда предоставя по-добри условия по отношение на заплащане, данъци, наем на офис и т.н.

3. По-богат избор на квалифицирани специалисти
С възможността за търсене на специалисти по целия свят се увеличава шансът да се намерят експерти с различни познания и опит, включително в много нишови области.

4. По-бързо наемане
Разпределените екипи означават търсене на кандидати по целия свят, което дава на работодателите повече възможности да намерят подходящи специалисти и следователно - значително се ускорява процеса на набиране на персонал.

5. Гъвкавост
Ако екипът работи в различни часови зони, това намалява времето за отговор при клиентските заявки. Географски разпределените екипи означават широк диапазон от работно време през деня, което може да бъде решаващо за някои проекти.

6. По-малко стрес и спестяване на време
При дистанционен модел на работа, хората от екипа не губят време в пътуване, което може да спести около два часа дневно. Освен това се чувстват по-малко стресирани.

Недостатъци
  • Повече време за комуникация онлайн - комуникацията между разпределените екипи отнема 20-25% от работното време на хората. При локализиран екип за комуникация се отделя средно около 10% от работния ден.
  • Изискват се повече усилия в организирането на работния процес - наивно е да мислим, че хората лесно се самоорганизират, особено дистанционно. Ето защо, трябва да отделите повече време за проверка дали всичко е актуално, дали всички комуникационни канали работят правилно и дали всички хора от екипа имат една и съща информация.
  • Повече инвестиции в сигурност и защита от пробив на данни - този риск е споменат по-долу в статията и именно инвестициите в осигуряване на надеждност и сигурност са водещи за успешната работа на разпределените екипи.
Принципи на управление на разпределени екипи
Предимствата на разпределените екипи допринасят за тяхната популярност, особено в ситуации като сегашната, когато това е основната възможност за нормално функциониране на бизнеса. Ако сте решили да разпределите вашия екип, научете най-добрите практики, свързани с организацията и управлението. Ето какво показва опитът от първа ръка на DataArt в това отношение.
  • Създайте подходяща инфраструктура и организирайте работния процес
Отдалечените екипи не се организират от само себе си и изискват някои усилия за интеграция. Това означава, че е необходимо да е налице съответната инфраструктура, която позволява на членовете на екипа да бъдат в синхрон.

"За екипи, които работят дълго време отдалечено (месеци и дори години), е добра практика поне веднъж на 6 или 12 месеца да събират хората си на едно място в продължение на седмица или две. Подобна инициатива значително повишава екипния дух и напълно си струва пътните разходи", допълва Голубеева от DataArt.
  • Осигурете инструменти за управление и проследяване на проекти
Изключително важно е да следите напредъка на работата. Един или няколко инструмента, като Jira, Microsoft Teams, Asana, Trello, могат да бъдат използвани за управление на задачите.
Изберете най-добрия инструмент за вашия екип въз основа на фактори като цена, функционалност, използваемост и интеграционни характеристики.
  • Насърчавайте ежедневната комуникация
Не забравяйте, че разпределените членове на екипа общуват по-малко лице в лице и трябва да решите този проблем с всякакви налични комуникационни канали. В противен случай хората могат да се чувстват изолирани, объркани в работата си и демотивирани.
Петър Вайхански, старши вицепрезидент в DataArt, препоръчва:

"При разпределените екипи груповите чатове чрез комуникационни канали като Skype, Zoom или Google Hangouts са от водещо значение. Те са нещо като онлайн конферентна зала на екипа, като този подход работи достатъчно добре за повечето хора. Когато гласът и чатът не са достатъчни, споделянето на екрана е полезно. Както Skype, така и Google имат тази функционалност, но има и много други отлични безплатни инструменти, като join.me или Zoom. "
  • Обърнете внимание на различията в езиците и културите
В случай, че управлявате хора от различни географски ширини, имайте предвид техните културни особености. Подкрепата и разбирането на нуждите на хората от различни държави ще допринесат за управленските ви умения и ще направят екипа по-мотивиран и сплотен.

"Повечето мултинационални компании използват английския като работен език, но акцентите могат да се различават, което би могло да създаде трудности и неясноти. Ето защо е важно да поощрите хората да попитат повторно, ако някой не е разбрал напълно казаното. Тези и други културни особености могат да имат пряко влияние върху това колко добре работи екипът в разпределен формат и затова трябва да им се обърне по-голямо внимание", добавя г-н Вайхански.
  • Разработете политика за киберсигурност
Човешката небрежност застрашава сигурността. Разпръснати офиси, работа с подизпълнители и занижен контрол могат да доведат до повишен риск от хакерски атаки и загуба на данни.
Ето защо, разработете политики за сигурност и ги прилагайте, както за служителите, така и за подизпълнителите. Контролирайте как се спазват тези правила. Също така, ограничете броя на служителите, които имат достъп до конфиденциални данни.

И не на последно място
Ситуацията с Covid-19 се променя ежедневно, поради което изисква бързи и навременни реакции. Докато властите се опитват да решат ситуацията чрез карантина или други мерки, оставете екипите ви да работят отдалечено. Това може да спести огромни загуби и да позволи да извършвате дейностите си в рамките на извънредна ситуация.

Възможно е голяма част от компаниите да открият предимствата на подобен тип подход и да решат да направят работата от разстояние част от постоянната си политика, установявайки, че така спестяват не само време и пари, но и стават далеч по-конкурентоспособни.

X