Мениджмънт

Как да намалим времето, прекарвано в имейла

Мария Динкова

Изследванията показват, че служителите прекарват около 6,5 часа на ден, четейки или отговаряйки на имейли, пише ITBrief.

Това е повече от четвърт от всеки работен ден, а при позициите или сферите, където се работи с повече информация това време значително се увеличава.

Подобен начин на общуване обаче може да създаде сериозни предизвикателства, когато става дума за споделяне на информация, ефективно сътрудничество и реализиране на проекти.

Решението на този проблем е да се намери начин да се намали времето, прекарвано в електронните пощи.

Когато имейлът започна масово да се използва в бизнеса, той беше революционен инструмент. Той осигури по-бърз метод за комуникация в сравнение с писмата, които трябваше да се доставят физически, а също така беше по-удобен и личен в сравнение с факсовете.

Въпреки това с широкото използване на имейла, той започна да отнема все повече време вместо да допринесе за подобряването на продуктивността.

В много организации бизнес мениджърите търсят начини да минимизират използването на имейла или да повишат ефективността при неговото използване, така че служителите да могат повече да се фокусират върху работата и креативните задачи вместо върху управлението на писмата в пощата.

В крайна сметка обаче повечето от решенията, които организациите опитват, пораждат нови различни предизвикателства.

Например незабавните съобщения са твърде трудни за организиране и проследяване и те не са особено полезни, когато става дума за екипи в различни часови зони. От друга страна инструментите за вътрешна комуникация не винаги позволяват на третите страни да общуват с екипа безпроблемно.

След като много служители и компании откриват ползите от дистанционната работа, въпросът за това как да се справим с предизвикателствата при имейлите става все по-належащ.

В много случаи имейлът остава най-добрата опция за комуникация с екипа, особено ако това общуване включва обмяната на голямо количество информация. Следователно най-доброто решение на предизвикателствата около прекомерното използване на имейла ще бъде това, което безпроблемно свързва пощите на индивидите с груповите инструменти за сътрудничество.

Много често хората получават важни прикачени документи през имейла. Те след това трябва ръчно да ги запазят в споделените папки, което понякога силно затруднява повторното намиране на тези файлове.

Възможността да се поставят тези имейли и прикачените към тях файлове директно в споделения драйв, без необходимост да се минава през други приложение може да спести значително време. Това означава също така, че всички членове на екипа ще имат достъп до информацията по всяко време, което ще гарантира реализирането на проектите на база на най-последната информация и данни.

По този начин служителите ще използват своето време не за да управляват имелите си, а за да го посветят на по-креативни и иновативни задачи. Това на свой ред ще доведе до по-голяма удовлетвореност от работата и по-добри резултати за организацията.

X