Мениджмънт

11 стъпки към успех на инсорсинга

CIO Media

Мислите ли за инсорсинг на изнесените в момента ИТ дейности, за да намалите разходите или да съставите добър дългосрочен стратегически план? Ето как да го направите правилно

Стефани Овърби, CIO, САЩ

В момент, когато организациите се опитват да се приспособят към разгръщащото се негативно въздействие на пандемията от COVID-19 върху икономиката, ИТ лидерите се вглеждат по-отблизо в своите стратегии за сорсинг - в някои случаи с едно око към инсорсинга. Връщането към изнесените по-рано дейности се увеличи в близкото минало, особено за ИТ услуги, по ред причини, казва Вивек Батиа, директор на практика в Everest Group. Сред тях са желанието за по-тясна интеграция и синхрон с бизнеса, по-голямо сътрудничество между различните функции, за да се подобри скоростта към пазара или да се ускори цифровата трансформация, по-добър контрол и управление на услугите, минимализиране на оперативния или регулаторния риск или увеличаване на способностите на персонала за основна или специализирана ИТ работа.

Компании с тежки затруднения на ликвидност - търговци на дребно, авиокомпании и хотели - например трябваше бързо да съкратят структурите на разходите си. Тези фирми вероятно ще продължат да аутсорсват (търсейки отстъпки от доставчици) и да продават своите вече недостъпни офшорни центрове за доставка, казва Стиви Хол, партньор в звеното за консултантски услуги за цифровизация в ISG. От друга страна, нуждите на обработката на трансакции и центровете за обслужване на клиенти - например във финансовите услуги и застраховането - може да са подходящи за инсорсинг, за да се справят с огромното изоставане на трансакции, тъй като самите доставчици преминаха към дистанционна работа, предизвиквайки проблеми с регламентите, отдалечения достъп и способностите, казва Хол.

"В средносрочен план организациите трябва да продължат да намаляват разходите за основни функции, тъй като те се възстановяват от кризата и преосмислят своята цифрова трансформация", допълва Хол. Това ще ускори движението към публичния облак и по-голям инсорсинг, когато клиентите работят заедно с доставчиците в облак, за да създадат нови решения.

Сегашната криза също така извади на показ слабостите на непрекъсваемостта на бизнеса. "Сега предприятията и световните организации за бизнес услуги ще се фокусират върху по-голяма интеграция с по-насочен фокус върху риска и управлението, казва Батиа. Вървейки напред, това ще бъде допълнително съображение за инсорсинг." Компании, които имат стабилни организации на вътрешни услуги, способни за по-голяма устойчивост и гъвкавост, могат да поемат повече работа в собствените си структури в близък до далечен план според Батиа.

Освен това някои компании инсорсват отделни проекти или дейности, тъй като някои от собствените им критични ресурси или експерти по различни дисциплини са задържали несъществените си проекти и така са увеличили вътрешния потенциал. "В много случаи използването на допълнителния капацитет на служителите може да доведе до по-добро качество и ефикасност на проектните резултати поради наличните им познания на обкръжението и начините на работа", казва Гордън Уонг, управляващ директор на Pace Harmon.

За онези ИТ ръководители, които преценяват потенциалните финансови, оперативни или стратегически ползи от инсорсинга, има редица важни въпроси, които да вземат предвид. Някои стъпки, които да предприемат, когато обмислят връщане на ИТ услуги в собствената компания, включват следното.

Бъдете прагматични
Никога не инсорсвайте сляпо. "Глобалният аутсорсинг се разви доста извън трудовия арбитраж. Последните месеци демонстрираха стойността на аутсорсинга за подкрепа и поддръжка на критични системи, продуктивност на хората от техните домове и защита на критични корпоративни активи, казва Хол. Не изхвърляйте бебето заедно с водата от коритото, когато решавате какво работи и какво не."

Организациите често надценяват това, което могат да изпълнят, но същевременно подценяват сложността на изпълнението на мащабни дейности, допълва Хол. Ако има конкретни проблеми или разходи, които подхранват желанието за инсорсинг, говорете за тях най-напред с външния изпълнител. "Бъдете прозрачни със своя доставчик на услуги, когато обсъждате затруднения или разрешавате основните проблеми", казва Хол.

Разгледайте всички възможности за намаляване на разходите
Инсорсингът не е единственият лост за бързо снижение на разходите и в някои случаи може да не генерира икономии бързо. Изчерпването на други пътища за намаляване на разходите е страхотна първоначална стъпка.

Pace Harmon предлага намиране и отстраняване на грешка в сметките или проблеми с несъвместимост, идентифициране и елиминиране на малко използвани или неизползвани услуги и технологии и възползване от гъвкавостта, която вече е създадена в договорите, като частично прекратяване на договорена работа или промяна на географския микс. Освен това компанията препоръчва сътрудничество с външни изпълнители във връзка с възможности за намаляване на разходите в замяна на удължаване на срока на договора или облекчаване на изпълнението на споразуменията на ниво на услугите.

Фокусирайте се върху услугите, подходящи за репатриране
Не всички аутсорсвани дейности заслужават инсорсинг. Трикът е да откриете кои услуги са най-стратегически за връщане у дома. Услугите, които са най-добре координирани с технологичната пътна карта на предприятието, са най-подходящите за пълен или частичен инсорсинг.

"Някои роли на инсорсинга в даден проект може да помогнат на клиентите да изграждат технологични способности в собствените си организации, които могат да бъдат полезни, когато клиентът продължава да инвестира в тези технологии занапред", казва Уонг.

Тези услуги, които изискват специално умение или способност, също може да са удачни за връщане у дома. "Този подход може да бъде начин за привличане или запазване на набор от умения, които може да са необходими в дългосрочен план, допълва Уонг. Чрез инсорсинг на този набор от специални умения клиентите ще имат по-голям контрол на използването на този ресурс както и способността за обучение на другите."

Мислете от край до край
"Главните информационни директори трябва да мислят с ориентирана към продукта нагласа. Аутсорсинг за строго снижаване на разходите или инсорсинг за намаляване на рисковете трябва да бъдат балансирани с нови възможности за изчисления, съхранение, работно място и мрежа, предоставени като модели като услуга, казва Хол. Изпитанието COVID-19 демонстрира нуждата от интегрирани приложения, комуникации, подобрена защита и инструменти за съвместна работа - всяко от което може да се поддържа в различни модели."

Направете сметките
Преди да се ангажирате с репатриране, трябва да калкулирате всички свързани такси и разходи. Всяко споразумение за аутсорсинг включва такси за ранно прекратяване, които по принцип намаляват с времето. Освен това е важно да включите разходите за прехода на хората, технологиите и данните.

Качете всички на борда
Ако изглежда, че инсорсингът може да бъде жизнена опция, време е да включите повече хора в организацията. "По време на фазата на проектиране предприятието трябва да координира вътрешните заинтересовани страни за целите, мащаба и усилията за инсорсинг", казва Батиa.

Подгответе се за преход
ИТ ръководителите трябва да дадат на ИТ служителите и бизнес потребителите, които ще бъдат засегнати от инициативата за инсорсинг, достатъчно дълго време, за да приемат новостите и да се подготвят за прехода, като създадете добре обмислено съобщение и план за управление на промяната.

Разберете всички права и отговорности
"По време на фазата на прехода предприятието и действащият търговец трябва да се координират относно прекратяването на правата и отговорностите", казва Батиа. Това е особено важно, когато става дума за проблеми, свързани с човешки ресурси, като правото да се наемат служители на търговците.

Планирайте управление на портфолио
"Приложенията трябва да се комплектоват по продукт или бизнес функция и да се управляват като портфолио, казва Батиа. Този подход ще намали разходите за доставки, ще подобри общото преживяване и ще предостави възможности, за да интегрирате по-добре способностите в продуктов комплект.

Спечелете новата работна сила
Ако ИТ организацията преобразува служителите на доставчика като свои, комуникацията и поощренията са ключ към справяне със страх и несигурност относно прехода и гарантиране на постоянен ангажимент и продуктивност. "Не подценявайте ролята, която доставчик може да играе при осигуряване на подкрепа и успешно преназначаване", казва Батиа.

Създайте успешен план - и начин да го измерите
"Да осигурите поставяне на реалистични цели за производителност и очаквания е критично за гарантиране на успешна идея за растеж в дългосрочен план", казва Батиа.

Превод и редакция Мариана Апостолова

X