Мениджмънт

Да преосмислим съвместната работа

CIO Media

6 доставчика предлагат нови пътища за дистанционна работа

Матю Финеган, Computerworld

Поддържането на свързаност между служителите и продуктивната им работа се превърна в спойката, която държи много бизнеси заедно по време на пандемията от COVID-19. При положение че социалното дистанциране напоследък ограничи личните срещи, необходимостта от нови цифрови инструменти в помощ на по-добрата съвместна работа на екипите нарасна неимоверно.

В допълнение към установените на пазара доставчици като Slack, Microsoft Teams, Zoom и Google Meet има редица нови и разширяващи се фирми, които работят върху иновативни начини за свързване на работещите. Все по-често тези услуги се използват не само за чат между членовете на екипа: хората работят заедно по безброй много начини, което означава, че инструментите, които са необходими сега, вероятно ще дойдат в много форми и размери.

Преминаването към работа от дома и наскоро към намиране на начини за безопасно отваряне на офисите пришпори компаниите да действат бързо. Има редица комуникационни приложения, от които да избират: приложения за бърз обмен на съобщения, видео и имейл, инструменти за управление на работата за координиране на проекти за екипи и приложения за продуктивност на съвместната работа, пригодени в по-голяма степен към екипна работа, отколкото прелистването на документи на хартия.

"Много от новите инструменти на стартъп компаниите вземат съществуващи концепции и ги преоткриват", каза Ангела Ашенден, главен анализатор за трансформация на работното място в CCS Insight. В много случаи това означава край на приеманията за нуждата от приложения клиент-сървър с физическо присъствие в организацията, което позволява на компаниите да "ги преосмислят за облак с множество млади потребители и мобилен свят, където фокусът е повече върху възможността за съвместна работа в реално време, а не каталогизиране и споделяне на персонална работа", каза тя.

"Сегашният преход към дистанционна работа означава, че много екипи и бизнеси преразглеждат мисленето си относно начина, по който работят заедно, така че е ситуацията дава чудесна възможност за тези нови инструменти", каза Ашенден.

Тези шест доставчика се надяват да помогнат на потребителите да се адаптират към дистанционна работа - обрат, който разкри пропуски в начина, по който много компании планират и изпълняват работата", коментира Раул Кастанон, старши анализатор в 451 Research/S&P Global Market Intelligence. Най-очевидният проблем: елиминиране на бизнес процеси, които зависеха от неформални разговори, срещи, имейли и бързи корекции, за да продължават нещата да вървят гладко.

"Това в никакъв случай не е нов проблем, каза Кастанон, но сегашната криза ще ускори тази тенденция, след което много организации ще възприемат приложения за продуктивност, които дават възможност за интерактивна екипна съвместна работа в реално време. Така всеки служител ще стане проектен мениджър за планиране и изпълнение на собствените си и на екипа си работи."

Airtable
Airtable иска да преосмисли как се използват електронните таблици, предлагайки гъвкаво приложение с малко код за планиране и управление на екипни проекти. По-задълбочен от простите инструменти за управление на задачи, той дава възможност на потребителите да създават приложения, персонализирани за конкретен работен поток, като например график за постпродукция на видеоматериал или маркетингова кампания, казва Хоуи Лиу, CEO на компанията.

Базите на Airtable са подредени в "работни пространства", колекция от проекти, достъпни за един екип. Пуснати през 2015 г., "базите" на електронните таблици на Airtable събират разнообразна информация за проекти с възможността да се добавят снимки и полета за отметки към отделни клетки. Могат да се добавят срокове и статус, за да се следи напредъкът, и могат да се възлагат задачи на членове на екипа. Проектите могат да бъдат видени по многобройни начини; от традиционния изглед на електронна таблица до календар, галерия и интерфейси в стил "Канбан".

Макар че създаването на приложения в Airtable не изисква софтуерни умения, процесът е насочен към онези удобни за работа набори от данни и управление на бизнес процеси. След като се създаде база, би трябвало да е лесно за всички да взаимодействат с нея.

Първоначално Airtable беше насочена към индивидуална употреба, но скоро след пускането й фокусът се премести към подпомагане на екипи. "Имаше един повратен момент, когато решихме, че Airtable ще бъде най-вече инструмент за екипи и ще поддържа случаи на индивидуална употреба като един вид страничен ефект от наличието на страхотна практика от страна на крайния потребител, казва Лиу. Това означава да се гарантира, че приложението може да поддържа "стотици хора, които активно си сътрудничат по една база на Airtable едновременно."

Airtable Blocks позволява на потребителите да вмъкват миниприложения в техните работни потоци, включително визуализации, таблици и инструменти на трети страни като видеопотоци на Google Meet. Лиу казва, че инструменти за съвместна работа, които цифровизират работни процеси, стават все по-важни.

"Много процеси, които идваха с разпръснати различни достоверни източници, или специални процеси бяха добре за отделен човек или хора, събрани заедно в екип, казва той. Можеш да потупаш някого по рамото или да проведеш много срещи с лично присъствие и буквално да извадиш тефтера си и да обсъдиш нещо с някого. Нищо от това не работи както в това обкръжение."

"Не става дума само за наличието на комуникационни инструменти през това време. Можете да провеждате част, можете да се обаждате, но това в действителност не решава целия проблем. Сега, казва той, работните процеси трябва да бъдат претворени в контекста на дистанционната работа. В по-дългосрочен план това помага да се ускорят всички видове цифрова трансформация. Мисля за това като много объркан, по-специален или ръчен вид на работни процеси и нуждата те да бъдат заменени или обединени в цифрови достоверни източници."

Airtable набра повече от 170 милиона щатски долара по време на пет рунда за финансиране. Нейният подход привлече голям интерес (изглежда, и това на Microsoft, която наскоро разкри своето подобно приложение Lists).

Coda
"Coda е нов тип документ" каза Шишир Мехротра, CEO на компанията. "Обещанието е всеки да може да направи документ по същия начин като едно приложение." Coda - a doc, прочетено отзад напред, каза Мехротра, възприема подхода "всичко в едно" за споделена производителност, като комбинира приложения за обработка на текст, електронни таблици и работни потоци, за да създаде жив документ, до който могат да имат достъп всички от един екип, за да го актуализират.

Започвайки с празна страница, Coda може бързо да предложи по-задълбочена информация и данни. Прости бележки от срещи, подредени в списък, например могат да бъдат превърнати в елементи за действие като крайни срокове, които след това могат да се видят като диаграми на напредъка.

Coda започва като празна страница, но има голямо разнообразие от употреби от проста обработка на текст до управление на проекти. Инструментът е подходящ за планиране на проекти. Uber например използва само един Coda doc, за да координира стотици инженери като част от голяма инициатива за препроектиране на приложение, заменяйки множество електронни таблици и служейки като единствен "достоверен източник".

"Coda стартира с няколко основни наблюдения на света. Едното е, че светът се движи с документи, а не с приложения, казва Мехротра. Ако попитате който и да било екип как вършат работата си, те може да изредят пакети с приложения, но ако наблюдавате какво правят, вероятно ще ги видите да работят с документи, електронни таблици и презентации през целия ден."

"Аналогията, която често изтъквам за хората, е, че моята визия е, че Coda ще направи за документите и софтуера това, което YouTube направи за видеото", каза Мехротра, който по-рано беше вицепрезидент на продуктов инженеринг във видеоплатформата на Google.

Ключов аспект на Coda е неговата галерия, която предоставя шаблони на живи документи, използвани от различни компании, които могат да се проучват, споделят и адаптират за индивидуална употреба. "Всеки може да вземе една чудесна идея и да я представи на света. Така не само познатия интерфейс, който използвате за управление на своя екип, но и изразителната повърхност, която използвате, за да опишете идеите си на света. И ние видяхме хора, които правят всякакви видове вълнуващи неща." Coda беше представена публично миналата година след частен бета-тест. Досега инструментът е набрал 60 милиона щатски долара в два рунда на финансиране.

Figma
Figma е базирано в браузър приложение за проектиране на интерфейс за съвместна работа, което позволява редактиране от "множество играчи" в реално време. То включва функции, изисквани от проектанти като векторни инструменти за илюстрации, автоматично оформление, стилове и компоненти на потребителски интерфейси за многократна употреба и генериране на код за предоставяне на разработчици. Членовете на екип могат да оставят обратна връзка и да споменават колеги за обсъждане на промени, а файловете могат да се споделят по жива връзка.

Дизайни и прототипи на Figma се съхраняват в облака и са достъпни от член на екипа или клиенти с разрешен достъп. Въпреки че първоначално беше предназначен за проектанти, Figma се използва от редица работници, свързани към творческия процес, каза Дилън Фийлд, CEO на компанията. "Дългосрочната визия за Figma винаги е била да направи проектирането достъпно за всеки", коментира Фийлд.

"През последните няколко години ние сме виждали хора от проектантски екип да включват други проектанти, но също и инженери, маркетингови специалисти, мениджъри на продукти, понякога и търговци, изпълнителни директори. Те всички си сътрудничат във Figma, за да работят заедно върху дизайни. Причината е, че дизайнът вече е начинът, по който вие печелите или губите една организация."

Няколко души едновременно могат да редактират един файл с режима "мултиплеър" на Figma. Освен това Figma иска да улесни потребителите извън организацията. Тя наскоро пусна Community, публичен ресурс, който позволява на потребителите да споделят дизайни, които могат да бъдат разглеждани и "смесени" от всеки.

"Хората търсят повече общуване на работните си места, казва той. "Това е още по-важно, тъй като ставаме по-дистанцирани и екипите по света вече не са заедно физически. Това физическо пространство вече е цифрово пространство, така че как го приемате това, тези поведения и това усещане за общност?"

Редица нови случаи на употреба се появиха, откакто Figma, която набра 132.9 милиона щатски долара, излезе през 2016 г. Те включват визуално писане на бяла дъска, създаване на диаграми и слайдове за презентации, които отиват по-далече от нейния основен фокус на уеб сайт и интерфейси на приложения.

Front
С растящата употреба на инструменти като Slack и Microsoft Teams имейлът често е пренебрегван като инструмент за работното място. Но той остава главна опция за външни комуникации, които често могат да включват множество колеги, които създават отговор в помощ на клиенти.

Front се стреми да внесе някои от предимствата около груповия чат към имейла. Споделената входяща кутия позволява на членове на екипа да се възлага работа с коментари и забележки, за да се координират отговори в помощ на клиенти например. Екипите могат също така да работят заедно, за да редактират заедно имейли.

"Ние искахме да променим начина на работа на хората и бяхме много удивени да видим, че въпреки че всичко се промени в този аспект, има едно нещо, което не се промени, и това е отговор в помощ на клиенти", каза Матилде Колин, съосновател и СЕО на Front.

"Ние мислехме, че ако имейлът беше създаден днес и съответстваше на начина на работа на компаниите, как щеше да изглежда? Ето защо ние започнахме да работим по това и бяха включени някои иновации, за да поддържаме имейла като протокол, но да се уверим, че можем да заведем вашия екип точно там, където се върши работата - във вашата входяща кутия - така че лесно да можете да си сътрудничите с тях."

Front доставя всички съобщения на екипа на едно място, където е възможно да види кой пише отговор. За Колин екипната съвместна работа включва приемане на начина, по който потребителите искат да работят. "В края на деня, ако не подобрите инструмента, който хората използват най-често, а именно имейла, тогава има толкова много, което можете само да промените", каза тя.

"Ако погледнете тенденцията на изпратените и получените бизнес имейли, те нарастват всяка година: и това няма да отмине скоро. Той ще остане този чудесен протокол, който е универсален, който ще ви позволи да достигнете буквално до всекиго в света."

Създадена във Франция от Колин и главния технически директор Лорън Перин, Front пусна Y Combinator през 2014 г. Компанията наскоро набра 59 милиона щатски долара във вид на финансиране от Series C от различни индивидуални инвеститори, включително Ерик Юан, СЕО на Zoom и Майк Канон-Брукс, втори СЕО на Atlassian.

Monday.com
Координацията на проект е ключова част от съвместната работа и тук от известно време има раздвижване около инструментите за управление на работата. Trello беше придобита от Atlassian за 475 милиона щатски долара през 2017 г., а Asana се подготвя за публично предлагане, създавайки пазар на стойност милиарди долара до 2023 г.

Monday.com, която пусна своята платформа през 2014 г., се появи като ключов играч. Как monday.com се отличава в толкова конкурентен пазар? "Ние изградихме платформа, която е гъвкава, вие я променяте и модифицирате както ви харесва и създавате всякакъв процес или нещо, които искате да имате в платформата", каза Еран Зинмън, съосновател и CTO на monday.com.

"Ние я отнасяме към нова категория, наречена "операционна система за работа", която позволява да управлявате всеки аспект от бизнеса си, от управление на проекти до процеси за ЧР или канали за продажби - всичко, за което можете да сетите."

Таблата на monday.com позволяват на потребителите да управляват екипни проекти с редица опции за следене на напредъка. Приложението на monday.com следи екипни проекти, като предоставя актуален изглед на извършваната в момента работа. Има голям брой типове колони с възможност да се включва информация на базата на местоположение, статус и други параметри. В monday.com могат да се създават персонализирани информационни табла чрез избор на уиджети, като преглед на статус, управление на ресурси и следене на време.

Могат да се възлагат задачи на отделни лица, а колеги могат да коментират проекти също така. (В момента в стадий бета е функция за работно място за екипи.) Monday.com позволява на потребителите да автоматизират работни потоци с помощта на прости правила.
"Ние искахме да изградим monday.com като много динамичен инструмент, но и да насърчим прозрачност и информационен поток между всички в организацията, тъй като хората трябва да знаят какво се случва, за да вземат самите те решения", каза Рой Ман, CEO.

Със скорошното пускане на версия 2.0, която в момента е в етап на бета-тест, Monday иска да улесни потребителите при създаването на персонализирани приложения за работни потоци, които могат да се качват и споделят публично на сайта със случаи на monday.com. По същество ние отворихме напълно платформата, така че не само ние можем да я разширяваме, всеки може да го направи", каза Ман. Годишните приходи на Monday.com за тази година достигнаха 130 милиона щатски долара според Techcrunch и досега са събрали 234 милиона щатски долара от финансиране.

Mural
Mural предоставя визуално пространство за съвместна работа за колективно решаване на проблеми и взимане на решения и улавя идеи, за да помогне на разпръснати екипи да работят творчески заедно.

Mural е базиран в браузър, макар че има и самостоятелни приложения за Windows 10, iOS и Microsoft Surface Hub. С цифровата бяла дъска на Mural колеги могат да дават предложения дистанционно, като добавят текст, лепящи листчета, изображения, видео и чертежи към споделен "стенопис". Създаденото в тях съдържание след това може да се разучава чрез Jira или GitHub или да се споделя по имейл.

"Ние позволяваме на колеги с различни професии и образование да се включват в проекти, семинари и срещи и не само да говорят помежду си с видеоконференция, но и да работят в много податливо пространство за създаване на идеи и наблюдения", каза съоснователят и СЕО на Mural Мариано Суарес-Батан.

Потребителите могат да държат стенописи в поверителност или да ги споделят в споделени работни пространства. Mural смята да разшири казуса на употреба за колаборативни приложения, казва Суарес-Батан и насърчава дизайнерско мислене във всички организации. "Ние говорим за въображаема работа като реакция на работа на ума", каза той.

Работата на ума, каза той, включва работници, които използват информация за генериране на прозрения или обработка на информация, за да се движи чрез работен поток. "Работата на въображението е за визия за света и бъдещото състояние и правене на нещо, за да бъде променен към това бъдещо състояние", каза той. "И двете са важни, тъй като, ако започнете да правите неща, без да мислите защо ги правите, или за кого ги правите, е възможно да правите много неща, които никой никога няма да използва." Това може да се направи супербързо, със суперелегантен код, но никой не се интересува.

"Mural включва използване на картини в главата ви, във въображението ви и визуално мислене, за да разберете какво е налично и също да се разберете помежду си на много ранни фази на итерации", казва Суарес-Батан. Mural наскоро получи 23 милиона щатски долара в един рунд от Series A, а преди това събра малко под 2 милиона щатски долара от неговото пускане.

Превод и редакция Мариана Апостолова

X