Мениджмънт

Шест грешки при управлението на проекти и как да ги избегнете

Иван Гайдаров

Мойра Александър, CIO, САЩ

Проектите рядко вървят според плана и ръководителите винаги имат малки пожари за потушаване

Малко проекти завършват безпрепятствено, тъй като по време на изпълнението на една инициатива могат да възникнат много проблеми от идеята до предаването. Спокойното и ефикасно справяне с проблемите е ключов аспект на ролята на ръководителя на проекта и някои от затрудненията, които ще срещнете, могат да се преодолеят лесно в движение. Други обаче ще имат по-голямо въздействие върху успеха на проекта ви.

Ето шестте често срещани грешки на управлението на проекти, които застрашават успеха на инициативата, заедно със стратегии за управление на риска и съвет за отстраняването им.

Некоординирани стратегически цели
Всеки проект, който вашата компания стартира, трябва да е обвързан с целите на цялата организация. Когато се използват ценно време и ресурси за изпълнение на проекти, които не са координирани с визията на компанията, повече важни проекти се излагат на риск и в крайна сметка това важи и за дълготрайния успех на бизнеса ви.

За да гарантирате, че това няма да се случи, всеки проект трябва да има солиден одобрен бизнес случай, който конкретно изразява как се синхронизира с целите, поставени от ръководителите на вашата компания. Целта на всеки проект трябва да бъде документирана, за да се гарантира, че проектът е конкретен, измерим, постижим, отговаря на целите на компанията и е навременен (както се нарича съкратеноS.M.A.R.T.). Идентифицирайте всички цели и ги документирайте в хартата на проекта, за да помогнете за създаването на яснота относно целта на проекта, и се придържайте към неговата цел, като проверявате периодично хартата и координирате екипни усилия около нея.

Липса на спонсори на проекта
Така както екипите по отделните проекти и заинтересованите страни разчитат на ръководителите за подкрепа и насоки, така и мениджърите на инициативите разчитат на спонсорите на проекти за същото. Спонсор на проект обикновено е член на ръководния екип и тази личност защитава проекта, дава идеи и помага на ръководителите на проекти да разрешават конфликти, когато е необходимо те да бъдат подадени на по-високо ниво. Освен това спонсорите задават тона за проекта, за да повлияят на приемането му в цялата компания. Промяната не се приема лесно от повечето заинтересовани страни. Без спонсор, който да подготви пътя, ръководителите на проекти може да бъдат оставени да обясняват защо трябва да се даде зелена светлина на проекта. Освен това те трябва да предадат ползите, кой ще бъде назначен да води инициативата и да поискат ръководителите на екипи с различни функции да споделят информация със своите отдели.

Лошо планиране на капацитета и управление на ресурсите
Преди вашата компания да може да отдели и управлява проектни ресурси, тя ще трябва да планира ресурсен капацитет. На етапа на планиране това означава определяне на ресурсите, които може да са необходими за проекта, и след това идентифициране на наличните ресурси. Прескачането на тази стъпка може да изложи на риск успеха на проекта.

Много компании използват различни инструменти за изпълнение на сценарий "какво, ако" за проекта по време на фазата на планиране и фазата на управление на ресурсите като инструмент за управление на риска за тестване на въздействието на определяне, управление и промяна на сроковете и ресурсите на проекта. Планирането на сценарий "какво, ако" предлага много ползи. Той помага на компанията ви да идентифицира опциите за ресурси в реално време, да балансира работните натоварвания и да оптимизира използването на всички ресурси, за да гарантира, че не са ангажирани твърде много членове на екипи и заинтересовани страни. Освен това гарантира, че датите за начало и край на задача или проект няма да бъдат повлияни отрицателно.

Некоординирани методологии
Методологиите за управление на проекти дават на проектните екипи набор от стандарти, които да следват при управление на индивидуални инициативи. Изборът на правилната методология за изпълнение на вашия проект е ключът към осигуряване на бързо и точно предоставяне в обхвата на проекта. Изпълняването на проекти без ефективна методология или координирането на вашия проект и екипна експертиза с грешната методология вероятно ще увеличи риска от провал.

Има много методологии, от които да избирате. Всяка от тях служи за различна, но понякога припокриваща цел. Методологиите за управление на проекти дават насоки за това как екипът ви отговаря на целите. Някои добре възприети методологии имат за цел да намалят дефектите на проекта; докато други са за по-бързо предоставяне на продукти или услуги. Изключително важно е способностите на екипа ви да съответстват в голяма степен на избраните методологии.

Нарушена комуникация
Приблизително 20% от проектите се провалят поради неефективна комуникация. Много фактори допринасят за лоша комуникация и дори липса на такава в ежедневната работа и работата по проекта. Стиловете или методите на комуникация, съществуващото напрежение, противоречащи си цели, ненавременна комуникация и грешна комуникация наред с други проблеми имат потенциала да създадат значителни затруднения на вашия проект.

Като се има предвид, че комуникацията представлява единственият най-важен аспект на ефективното управление на проекта, разработването на ефективни комуникационни стратегии е критично за постигането на целите на вашия проект. Познаването на вашата аудитория е ключ за разработване на правилната стратегия за комуникация. Комуникацията трябва да бъде навременна, честа, ясна и прозрачна. Еднакво важно е да бъде ангажираща и уважителна. Друго нещо, върху което ръководителите на проекти трябва да се фокусират, е да се уверят, че комуникацията не се променя по време на изпълнението на проекта. Това може да помогне проектите да напредват по-безпроблемно.

Липсата на правилния софтуер и инструменти
Буквално невъзможно е да изпълните успешно целите на проекта без някаква форма на софтуер или инструменти за управление на проекти. Без инструменти за планиране, изпълнение и наблюдение на проекти ръководителят на вашия проект едва ли ще бъде успешен в ролята си. С толкова много променящи се части управлението на проект дори в най-малката компания и сред най-малките проекти ще бъде обезсърчително. По-големите проекти, които включват множество задачи, цели и ресурси, просто не могат да бъдат управлявани ефективно. Преди да обмислите с кои проекти да се захванете, идентифицирайте и оценете правилното решение за управление на проекти, което ще помогне на екипите ви да управляват задачи, ресурси, план за работа и сътрудничество.

Решаването на тези често срещани проблеми на управлението на проекти може да намали много от свързаните с тях рискове и да държи проектите ви на правилния път към реализирането на ползи.

Превод и редакция Мариана Апостолова



X