Мениджмънт

7 нови правила за ръководене на ИТ екипи в ерата на COVID

CIO Media

Сформирането на ИТ екипи винаги е било предизвикателство, но новите ограничения издигат трудната задача до значително по-високо ниво

Джон Едуардс, CIO, САЩ

Всеки успешен ИТ проект е резултат от екипна работа. Вдъхновение, ентусиазъм, сътрудничество, колективно решаване на проблеми, защита и подкрепа - всички те са ключови елементи в ИТ иновацията. Но какво се случва с екипната работа, когато правилата за социално дистанциране изпращат членовете на екипа в изолация поради COVID-19?

Когато обстоятелствата принуждават екипите да работят разделени, ИТ ръководителите трябва да възприемат нов набор от умения за сплотяване, казва Стивън Хатфийлд, директор и ръководител на отдела за глобално бъдеще на работата в Deloitte Consulting. Някои предприятия вече имат изпреварващ старт. "Компаниите, които по-рано възприеха практики за бъдеще на работата, са в добри позиции да запазят дейностите си и да реагират бързо на изискванията за справяне с COVID-19, включително насърчаване на екипна работа в условията на социално дистанциране", обяснява той. В тези организации екипите се поддържат от екосистема от виртуални ресурси, технологии и поведенчески норми, които дефинират работата като нещо, което трябва да се свърши, а не като място, където да се отиде.

Тук са описани седем принципа, които ИТ ръководителите на прогресивно мислещите предприятия да следват чрез изграждане на продуктивни екипи за съвместна работа в днешната нова трудна, дистанцирана работна среда.

1. Бъдещето е хибрид
Добре дошли в новото нормално. "В тези времена разбираме колко много ни липсват личните взаимодействия от една среда, в която се подкрепяме взаимно, казва Кевин Хескю, CIO на ON Semiconductor. Отивайки напред, можем да включим ползите от дистанционната работа с тези от присъствената работа в офиса и да вземем най-добрите резултати от двата подхода."

Бъдещето на работата е хибрид - модел, при който служителите работят и в офиса, и от разстояние, допълва Бушан Сети от PricewaterhouseCoopers. "Всяко измерение на нуждите от сътрудничество, комуникация и напътствия трябва да бъде дефинирано отново поради увеличението на виртуалната работа."

Помогнете на хората да се приспособят към новия модел на работа, предлага Прадип Кумар, генерален мениджър на HPE Pointnext Technology Services. Кумар смята, че всички широко използвани инструменти за работа трябва да могат да осигурят безпроблемна практика както на служителите в офиса, така и на тези извън него. "Ефективното използване на технологията може не само да помогне на служителите да работят по-добре заедно, но и да създадат значителен дифернциатор за бизнеса", отбелязва той.

2. Целите са двойно по-важни
За ИТ ръководителите е важно ясно да установят целите и да ги съобщят на екипа. Като дават на членовете на екипа пълно разбиране на начина, по който тяхната работа носи стойност за организацията, определените цели помагат на персонала да стане по-продуктивен и отговорен.

"Служителите се нуждаят от прозрачност за това как тяхната част от процеса или проекта влияе върху успеха на отдела", казва Тайлър Кахил, мениджър по организационно развитие в националната фирма за подбор на кадри Addison Group. "Това е особено важно в ерата на социално дистанциране, тъй като гарантира, че независимо от географското разстояние, всички са на една вълна, запознати са с индивидуалните отговорности и как тяхната работа допринася за успеха на организацията."

Кахил също така предлага да се определят критичните победи, които трябва да се постигнат в следващите шест до дванадесет месеца. "След това започнете да разглеждате в обратен ред тези победи в по-малки важни етапи, по които отделен служител или група могат да работят", съветва той.

Освен това Кахил препоръчва да се използват онлайн инструменти за управление на проекти, за да се осигури осъзнаване на индивидуалната собственост и непрекъснат напредък на екипа. "По този начин всеки служител може да се логне без значение къде се намира и да проследи напредъка, обяснява той. Това ще помогне и да се ограничат излишните имейли или съобщения, които ежедневно циркулират."

3. "Цифровизация-на-първо-място" е преди всичко останало
Възприемането на силна стратегия "цифровизация-на-първо-място" е необходимо за насърчаването на ефективна екипна работа в ерата на социалното дистанциране. Отдалечените екипи и тези от смесени региони не са новост, но поради COVID-19 сега те се възприемат далеч по-бързо и хаотично, оставяйки малко време за адаптиране на персонала към новата работна среда.

"За поддържане на продуктивност в условията, когато някои членове на екипи се връщат в офисите, докато други продължават да работят от разстояние, организациите трябва да се фокусират върху изграждането на екосистема от виртуални ресурси, технологии и културни норми, които помагат да се симулира и осигури същата поддръжка и сътрудничество като във физическа офис среда", казва Хатфийлд.

Въпреки че важните технологии за цифровизация най-напред като социални, мобилни, аналитични и облачни инструменти са полезни само ако служителите действително ги използват, от ИТ ръководителите зависи да насърчат и подкрепят потребителите, така че те да се адаптират към новите видове приложения, услуги и процеси. "Започнете с нуждите на служителите и потребителското преживяване, препоръчва Хатфийлд. Включете разбиране на потребителите и създаване на новаторски решения в процеса, което ще помогне за максимално въздействие на новите цифрови технологии."

Преходът към работно място с цифровизация на първо място може да доведе до дълготрайни ползи. "Ускоряването на процесите, изискващи много време, отваря още възможности за хората да работят творчески и стратегически по задачи, които са по-ангажиращи, и може да доведе до повече иновации и сътрудничество между членовете на екипите", казва Хатфийлд.

4. Откритата комуникация е крал
Екипната комуникация може бързо да се разруши, когато служителите са разпръснати на различни, изолирани места. За да обедини членовете на екипите, производителят на промишлени роботи Vecna Robotics провежда събрания на персонала, които едновременно се съобразяват както с изискванията за социално дистанциране, така и с предпочитанията на служителите.

"За онези в офиса това означава столове, отдалечени на шест крачки, и носене на маски през цялото време, казва Кай Пъркинсън, шеф на персонала на компанията. За другите това означава да се включат от бюрата си, ако се чувстват по-комфортно, когато са по-дистанцирани, и от домовете си, ако предпочитат да са по-уединени."

Социалното дистанциране може също да доведе до чувство на самота и изолация у някои служители. Vecna разрешава този проблем със серия от инициативи. "Ние насърчаваме различни инициативи извън работата, които действително помагат за сплотяване на нашите екипи, каза Пъркинсън. Това включва социални присъствени и дистанционни часове, приказки на кафе, уроци по йога, клубни срещи и други."

5. Асинхронните инструменти за сътрудничество са важни
Асинхронните инструменти за сътрудничество могат да бъдат много ефективна технология за екипна работа в ерата на социалното дистанциране, казва Брайън Уестфал, главен анализатор в услугата Software Advice на Gartner. Цифрови информационни табла и диаграми на Гант вече се използват масово за сътрудничество с отдалечени екипи, които работят в различни времеви зони, отбелязва той. "Те са ефективни, тъй като не изискват хората да бъдат на едно място едновременно, и те насърчават равнопоставеност на идеите."

Асинхронните инструменти дават на всеки член на екип възможност да участва, като в същото време помагат за безопасна работна среда. Уестфал съветва да се започне с корпоративната система. "След това отделните департаменти и екипи могат да установят асинхронния формат, който работи най-добре за техните нужди", допълва той.

6. Работното място е отворено за експерименти
Как ще изглежда работното място, след като пандемията от COVID-19 остане в историята? "Все още не знаем отговора, признава Джеймс Макгленън, CIO в Liberty Mutual Insurance. Това, което изглежда ясно според проучвания и прогнози, е, че новото нормално не може да бъде като старата работна среда."

Вероятно офисите ще се преобразуват бързо. "Те ще бъдат променени за целите на развитие на междуличностни връзки, празненства, обучение, казва Макгленън. Експериментирането ще бъде ключ за определяне на това, което действително ще работи."

С настъпването на новото нормално Макгленън препоръчва да запитате членовете на екипи кои подходи за време и график работят най-добре за тях. "Ние ще трябва да бъдем още по-гъвкави по отношение на времена за срещи и подпомагане на хората да изместят работните часове, където е възможно, казва той. Екипите ще трябва да се споразумеят за времената, които са удобни за всички и позволяват на хората гъвкавост на техните работни дни."

Ким Биллетър, ръководител на услуги за консултиране на хората в консултантската фирма EY Americas, предлага да се изоставят традиционните концепции за работа, която може да се извърши присъствено, спрямо работа, която може да се извърши от разстояние. "Дайте право и възможност на екипите да постигнат успех във всички аспекти на работата им от всички потенциални точки за достъп, настоява тя. Много важно е да се диференцира виртуалното сътрудничество с помощта на красив дизайн, адаптивни и динамични методи и включване на видео-/аудиосредства за задържане на вниманието и творчеството в състояние, което служи на екипа."

7. "Прегарянето" е вашият най-голям враг
"Прегарянето" е важен фактор, който допринася за загуба на продуктивност. "Хората може би не искат да пропуснат работа, тъй като искат да демонстрират стойността си във време, когато компании освобождават работници", отбелязва Сети. Но преумората от работа често води до погрешни или объркващи резултати. Когато много служители работят по-дълго време, отколкото преди появата на пандемията, е важно да насърчавате членовете на екипа да вземат отпуск от време на време, за да "заредят батериите".

Освен да подкрепят ежедневните работни задачи, инструментите за сътрудничество могат да се използват като помощ за разтоварване на стресираните служители, предлага Кори Котън, главен изпълнителен коуч в Inflection Point Coaching. За да се осигури постоянно усещане за солидарност, импровизираните събирания в офиса и разговорите при автомата за кафе могат да бъдат заместени с виртуални срещи, където целта е просто да се свържат и да подновят взаимоотношенията и където разговорите по работа не са разрешени, твърди Котън.

Превод и редакция Мариана Апостолова

X