Мениджмънт

Пет основни стъпки в анализа на бизнес процесите

Иван Гайдаров

Анализът на бизнес процесите (BPA) е методология, която помага на организациите да проучат задълбочено вътрешните си процеси, за да намерят възможности за подобрение. BPA помага да се идентифицират процеси, които могат да бъдат направени по-ефикасни или ефективни, и да се прецени дали те могат напълно да се приведат в съответствие с бизнес целите. BPA е жизненоважна подгрупа на управлението на бизнес процеси (BPM), по-голяма рамка, предназначена за цялостно управление на процесите в организацията. Тя предлага на развитите компании начин да "осигурят добро управление на сложна организация" чрез "общ, стандартизиран поглед върху процесите", според Асоциацията на специалистите по BPM (ABPMP).

Анализът на бизнес процесите не трябва да се бърка с бизнес анализ (BA), въпреки сходните имена. BPA е фокусиран изцяло върху анализа на бизнес процесите и изготвя препоръки за подобрение въз основа на данните, събрани по време на анализа. BA, от друга страна, е по-концентриран върху определянето на специфични нужди или проблеми в рамките на организацията, които не са толкова тясно свързани с процеси, но могат да включват финанси, изследвания, наемане или съкращаване на бюджета.

Кой оценява бизнес процесите?

BPA обикновено влиза в отговорностите на бизнес анализатора или архитекта на процеси. Бизнес анализаторът може да помогне да се даде контекст на данните около процеса и да предложи задълбочена информация, базирана на модели и тенденции. Архитектът на процеси е по-ангажиран в самите процеси и е отговорен за непрекъснатия анализ и подобряването им. Според IBM ролята на архитект на процеси описва специалист, който носи "отговорността да моделира, анализира, внедрява, наблюдава и непрекъснато подобрява бизнес процесите". Той е ключов компонент за преодоляване на разликата между "бизнес технологии и такива, фокусирани върху процесите".

Разбира се, компаниите се нуждаят от хора с аналитични умения, които могат да задълбаят в данните и информацията, получени по време на анализа, за да помогнат да се определи какво може да се подобри и как даден процес функционира на фона на целия бизнес. Но BPA изисква нещо повече от бизнес анализатор или архитект на процеси - необходимо е и участието на ръководството, ИТ и всички съответни отдели, участващи в различните процеси.

5 стъпки за анализ на бизнес процесите

Следните пет основни стъпки могат да помогнат организациите да реализират BPA инициатива с ефективни резултати:

Определете целите и процеса си: Определете какво искате да постигнете с помощта на BPA и установете кой процес искате да анализирате в рамките на бизнеса. Ще трябва да зададете ключови индикатори за представяне (KPI), етикети, цели и инструменти за измерване, за да стане ясно в крайна сметка дали направените промени са успешни.

Събиране на данни: След като установите кой процес да анализирате, вашият екип ще трябва да събере възможно най-много информация. Искате да съберете всички данни, документация или ресурси, свързани с процеса, и да интервюирате заинтересованите страни, които са запознати с процеса и работят с него ежедневно. Важно е да получите възможно най-много информация от близките до процеса страни, за да помогнете да се изготви пълна картина на това как функционира той в рамките на организацията.

Картографиране на процеса: След като съберете информация за процеса, трябва да го картографирате от началото до края. Можете да го направите чрез лист хартия или бяла дъска, или да изберете да използвате по-сложен софтуер за управление на работните процеси, за да ви помогне да визуализирате всичко от началото до края.

Идентифицирайте областите за подобрение: След като всичко е начертано, тогава ще анализирате процеса и ще идентифицирате всички области за потенциално подобрение. Това може да означава отмяна на съкращения, автоматизиране на определени стъпки или промяна на части от работния процес. Всичко, което ще направи процеса по-ефективен, трябва да бъде разгледано в този момент.

Действия и наблюдение: Последната стъпка е да внедрите подобренията и да наблюдавате процеса, за да сте сигурни, че промените са били успешни и че актуализираният процес отговаря на целите и предварителните ключови индикатори за представяне, които сте установили по време на първата стъпка. Не бива обаче просто да спирате до тук - BPA изисква непрекъснато наблюдение и проверка.

X