Мениджмънт

Нова работа в пандемията

CIO Media

Подобно на повечето нови работни практики, появили се по време на COVID, дистанционното интегриране на нови служители ще остане дълго

Шарлот Труман, Computerworld

Започването на нова работа може да бъде стресиращо при нормални обстоятелства, но започването на нова работа по време на глобална пандемия, когато всички взаимодействия с мениджъри и колеги се извършват онлайн, е уникално трудна ситуация. Просто попитайте Марта Родригес, която стартира като мениджър на социални медии в Adria Solutions през юни 2020 г. Отне й по-дълго да научи за компанията, бизнес културата и отрасъла, в който тя премина, отколкото обичайното, когато щеше да е заобиколена от колегите си, споделя самата Родригес.

И не е само тя. Докато неизброими компании от целия свят освободиха свои служители през миналата година, организациите, съставени от екипи, които традиционно работят в офиси, продължиха да наемат, когато бюджетите им позволяваха. Тези компании трябваше да измислят как да предоставят на новите си кадри компютърно оборудване, да ги обучат в нови технологии и работни процеси и да ги накарат да се чувстват като част от екипа, всичко това без личен контакт.

Някои компании имаха преднина, защото започнаха да надграждат и подобряват своите процеси по интегриране през 2019 г., каза Джейсън Сирато, старши директор по изследвания в Gartner. Но повечето организации не бяха готови да интегрират хора, които бяха наети напълно виртуално да започнат работа в отдалечено място, когато тази роля преди не е била дистанционна.

"Нови служители се присъединяваха към екипи, които може би не бяха имали шанса да се срещнат лично или да работят за компании, чиито офиси никога не бяха посещавали", каза той.

При условие че сега дистанционната работа е част от бизнеса и вероятно ще остане такава дори след изчезването на пандемията, работодателите трябва да актуализират своите технологии и процеси за интегриране в новата работна среда и да осигурят плавно и продуктивно навлизане на новоназначените. Computerworld разговаря с анализатори, ИТ ръководители от компании, които наемат, и със служители, които са започнали нова работа в последните години, за да споделят съвети за това как са се сработили.

Трудности при предоставяне на устройства и достъп
Според Сирато един от най-трудните аспекти на дистанционното интегриране по време на пандемията е бил доставката на устройства и достъпът до системите от разстояние. Когато посещенията на служители в офисите са забранени, има предизвикателства във времето и логистиката, които никога не са били проблем, когато новите служители можеха да вземат сами устройствата си и лично да ги настроят. Всичко това сега изисква допълнително планиране и креативни решения.

Джо Драйк би се съгласил. Главният информационен директор на The Hut Group (THG), компания за онлайн търговия на дребно от Великобритания, каза, че фирмата вече е започнала да прилага автоматизиран процес за интегриране, предназначен да бъде по-ефикасен заместител на нейните ръчни системи. Въпреки че наличието на виртуална настройка на място без съмнение помогна на прехода на компанията от работа в офиса към работа от разстояние да бъде много по-гладък, възникнаха други проблеми, които нейният екип никога не беше обмислял.

Преди пандемията бързо развиващото се естество на THG означаваше, че виртуалното интегриране вече беше опция за новоназначени, но когато през март 2020 г. влезе в сила нареждането за локдаун за цяла Великобритания, фирмата трябваше да предложи това на всички нови служители, които според Дрейк бяха хиляди, тъй като включваше персонал от придобивания плюс новоназначените.

"Освен това ние трябваше бързо да възприемем процес на предоставяне без контакт, каза Дрейк. Знаехме, че искаме да създадем гладък процес за крайния потребител, където комплектите от компютърно оборудване да отидат директно от производителя в дома на новите служители, давайки им автоматично всичко, от което се нуждаеха, с правилния достъп и инсталирани приложения." Освен това машините трябваше да бъдат защитени - криптирани, включени в системите на THG за управление на крайни точки и с инсталиран правилния софтуер за защита от хакери, който компанията да управлява дистанционно.

THG използва Jamf, за да разреши всичко да работи на Mac компютри, и Microsoft Intune, за да разреши всичко да работи на компютри с Windows; двете системи за управление се използват също за прилагане и управление на всички политики за сигурност и софтуер за защита заедно с инсталиране на всякакви други необходими приложения на машините. Okta предоставя еднократно идентифициране и многофакторно удостоверяване. Тези системи вече бяха на място преди пандемията и се оказаха много полезни, като помогнаха на THG да разгъне своя процес на виртуално интегриране до пълния му капацитет.

В свят, където търсенето на ИТ оборудване беше рекордно високо обаче, намирането на достатъчно машини за започване на работа на новоназначени се оказа трудно. THG вече прилагаше програма за рециклиране на устройства, но прибирането на компютри обратно както от съществуващия, така и от новоназначения персонал с достатъчно време да ги подготвят за новите служители първоначално беше трудно, обясни Дрейк. Освен това броят на устройствата, които компанията рециклираше, не им осигури достатъчно оборудване, което означаваше, че THG трябваше да запълни недостига чрез закупуване на нови устройства.

"За да сме сигурни, че няма да ни се налага да разчитаме на куриери на трети страни, ние избрахме да използваме нашата собствена транспортна услуга, която обикновено е запазена за превоз на персонала до места за бизнес срещи, но поради локдауна това отпадна, тъй като служителите останаха да работят в домовете си. Така че нашите собствени шофьори бяха пренасочени към доставки на оборудване в домовете на новите служители", каза тя.

Предоставеното от компанията оборудване идва с инструкции чрез "наръчник за бърз старт", който включва подробни указания за включването му и регистрирането. Веднага щом новите служители се регистрират, машината също се регистрира за тях и всичко това се управлява чрез автоматизация в защитена среда. Дрейк каза, че всичко друго е направено във фонов режим от инженерния технически персонал.

Процесът на навлизане в работата на THG включва встъпване в длъжност, където новите служители получават обучение от ЧР, специфични за конкретната работа презентации и практическа информация за техния работен ден. Преди пандемията това щеше да се направи лично и новите служители щяха да се съберат и да бъда приветствани в компанията. Новият виртуален процес все пак включва (онлайн) встъпване в длъжност, но е предшестван от открит форум ("открита хирургическа операция" според жаргона на THG), където всякакви първоначални ИТ запитвания могат да бъдат адресирани в първия работен ден.

"Преди да преминем към виртуалния процес, новите служители имаха директен контакт само с един член на техническия екип по време на главното въвеждане в длъжност. Но сега, когато използваме открита хирургическа операция, ние сме тук, за да помогнем за всички проблеми с работните комплекти преди въвеждането", каза тя.

Наскоро THG създаде магазини за корпоративни приложения за Windows и Mac и предложи на персонала самостоятелен достъп до проверени и лицензирани продукти с най-новите версии на софтуера, който компанията управлява по целия свят.

Обучаване на новоназначени
Една от първите задачи, пред които са изправени мениджърите, когато въвеждат нови служители в работата, е да ги обучат в ежедневните им задължения и в технологиите, които ще им позволят да вършат работата си - процес, направен още по-обременителен без личен контакт. Шон Колисън е експерт за платформи за клиенти в британска застрахователна компания. По време на пандемията той въвеждаше в работата и обучаваше новия персонал за поддръжка на клиенти.

Той каза, че компанията вече е започнала да използва Microsoft Teams като основна комуникационна платформа в началото на 2020 г., тъй като този инструмент за чат и видеоконференции е улеснил обсъждането на всякакви проблеми или въпроси за големи групи служители едновременно. Когато влезе в сила разпореждането за локдаун, каза Колисън, преминаването към виртуални комуникации със служителите беше сведено просто до разширяване на използването на Teams от всички служители на компанията.

Но докато наличието на единна комуникационна платформа помогна да се улесни начинът, по който служителите получават информация, каза той, обучаването на нови служители стана по-трудно въпреки използването на някои специализирани платформи за наблюдение на повикванията и въвеждане на информация като Impact 360 и инструмент на основата на Microsoft Excel, който беше създаден от компанията и разположен чрез SharePoint.

"До голяма степен ние имахме възможност да преобразуваме процеса във виртуално решение, но някои сесии за обучение на по-големи групи определено бяха по-трудни, каза Колисън. Ние организирахме много групови сесии, които действително се възползваха от отработени примери и хората задаваха въпроси. Тези неща са много по-трудни във виртуална среда просто поради липсата на контакт", каза той.

Той допълни, че част от процеса на въвеждане в работата на място в офисите позволяваше на новоназначените да седнат заедно с опитен персонал и да слушат трудни повиквания от клиенти - нещо, което вече не е възможно, тъй като всички са затворени в домовете си. "Тази част от обучението е много по-трудна за осъществяване от разстояние, тъй като почти всички нови служители нямат достъп до софтуера за слушане на повиквания", каза Колисън. Ако има проблем с конкретно повикване, ръководителите на екипи и обучаващият персонал трябва да споделят аудиофайла чрез Microsoft Teams.

Но тези затруднения имат и положителна страна, каза Колисън: Необходимостта от превръщането на този процес във виртуален даде възможност на компанията да развие програмата си за обучение и да внедри една по-структурирана система.

"Ние осъзнахме, че преди пандемията нашето обучение беше малко хаотично: нямаше истинска структура или посока към нея, след като някой завършеше първоначалните сесии в класната стая", каза той. Пандемията и преходът към работа от дома означаваше, че компанията трябваше да осигури по-добро структуриране на дните на новите служители, тъй като гъвкавостта, предлагана от присъственото обучение, а именно следването на опитен служител за един ден например вече не беше опция, когато целият персонал работеше вкъщи.

Родригес от своя страна каза, че първите една-две седмици в Adria Solutions бяха наситени с видеоразговори, така че тя можеше да се срещне с колегите си и да научи повече за технологиите и платформите, които трябваше да използва в новата си работа. Нейните колеги оставиха тяхната видеоконферентна платформа да работи през целия ден, което означаваше, че тя можеше веднага да влезе във връзка с тях, за да им задава въпроси. Освен това беше установен втори комуникационен канал, така че тя беше в състояние да се свърже директно със своя мениджър, в случай че се нуждаеше от допълнителна помощ.

Родригес беше много доволна от мениджъра си, който прекара "доста часове през първите три седмици", за да се увери, че Родригес е разбрала работата си, и да й помогне да избегне всякакви грешки и недоразумения. Тя каза, че това се различава от нейните преживявания от предишни въвеждания в нова работа, когато "понякога чувстваш като че ли всички са твърде заети да те разведат наоколо".

Приветстване на нови членове на екипа
Освен обучаването на новите служители в технологии и ежедневни задачи трудно се оказа и асимилирането им в културата на компанията във виртуална среда. Според проучване, проведено от платформата за ангажиране на служители TINYpulse, служителите, наети по време на пандемията, са изпитали по-слаби връзки с колегите си и са се усещали по-малко ангажирани с ценностите на компанията. Не е изненада, че новоназначените през 2020 г. са изразили с 34% по-малка признателност към свои колеги в сравнение с тези през 2019 г.

Сирато от Gartner потвърждава това мнение, като отбелязва, че постоянно предизвикателство за дистанционното въвеждане в длъжност е предаването на културата на компанията на новоназначените и създаването на чувство на принадлежност. "Организационната асимилация често идва чрез наблюдения и неформални взаимодействия, доколкото се предава чрез формални процеси, така че опитите да се създаде виртуална среда за постигане на комфортни взаимодействия и обмени често са трудни", каза той.

Аррън Драпкин, който започна нова работа като щатен автор в ProPrivacy през декември, е съгласен. "Определено имате ограничено време и пространство да впечатлите новите си колеги, каза той. По-трудно е да попаднеш естествено в тези спонтанни, креативни пространства, където наоколо изскачат идеи, тъй като не си в едно и също физическо пространство с другите."

Но Драпкин, както и Родригес, говори позитивно за своето виртуално преживяване по навлизане в работата. Неговите първи седмици бяха изпълнени с представяния и учебни сесии, провеждани в Zoom, и към него беше "прикачен" член на персонала, който винаги беше на разположение да отговаря на неговите въпроси и да му помага да навлезе в новата си роля. Това беше много полезно, казва той: "Бързи отговори на всичко, особено когато имаш въпроси, с които не можеш да се справиш сам."

Екипът на ProPrivacy свърши добра работа и за организиране на социални видеоразговори след работа, каза Драпкин, което му даде шанса да опознае по-добре колегите си, като говори с всички в неформална обстановка. Родригес каза, че е важно както за менторите, така и за новите служители да бъдат включени активно в процеса на въвеждане в длъжност. "Аз се усещах много добре приета."

Технологични платформи
По време на пандемията технологията беше ключов помощник на организациите, за да продължат да функционират в различни бизнес процеси, и интегрирането на нови служители не беше изключение.

Въпреки наличието на специализирани платформи за интегриране на нови служители като SilkRoad Technology, Click Boarding, Enboarder повечето организации използваха съвместно традиционни платформи за ЧР и сътрудничество, за да интегрират новоназначените, каза Сирато.

"Инструменти за управление на обслужването на ЧР помогнаха да се въведе автоматизация и сътрудничество в различни входни, изходни точки и заинтересовани страни в интегрирането, каза той. Допълнителни инструменти като чатботове, виртуални помощници и решения за управление на електронни документи помогнаха да се координира и цифровизира един много административен процес. Видео- и онлайн уроците също стават важни, тъй като организациите трябваше да извършват обучението и комуникацията виртуално."

Изборът на инструменти за интегриране често се определя от големината на организацията и сложността на процеса на интегриране, както и степента, до която се извършва сътрудничеството. "Тъй като времетраенето и съответната дефиниция на "интегриране" се удължава и разширява, често това изисква комбинация от инструменти, за да се изпълнят всички тези процеси на удължени фази", каза Сирато.

Драпкин се счита за късметлия, че толкова много от платформите, използвани от неговия нов работодател, са били подобни на онези, които е използвал преди, или са били достатъчно лесни, за да се обучи, без да се налага да го обучават продължително. "Когато работиш дистанционно, мисля, че трябва да научиш системите и програмите, с които работиш, много по-бързо, особено ако са нови за теб, просто защото се чувстваш много по-зависим от тях, каза Драпкин. Slack например е интимно свързан с моята връзка с колегите ми по начин, който не би бил същият в офиса."

За Родригес отстраняването на технически проблеми дистанционно понякога е било проблематично. Когато технологията не работи според очакванията, тя смята, че по-лесно е била разочарована, отколкото ако е била в офиса, тъй като е чувствала, че досажда на колегите си с "глупави" въпроси.

"Щеше да отнеме две секунди, ако бяхте заедно в един и същ офис, но работейки от вкъщи, вие трябва да използвате имейла или да се обадите на колега и да обясните нещо. При личен контакт можехте да седнете заедно и да разгледате проблема", каза Родригес.

Бъдещето на интегрирането на нови служители
Въпреки че масовото ваксиниране по целия свят означава, че отварянето на офисите отново може вече да не е толкова далечна идея, проучване след проучване показват, че повечето служители в офиси не искат да се върнат в корпоративната работна среда на пълен работен ден, когато е безопасно да го направят. Нещо повече - някои компании като Dropbox обявяват, че преминават изцяло на дистанционна работа, Salesforce обявиха за мъртъв работния ден от 9 до 5. Ясно е, че виртуално въвеждане на нови служители в работата, както и много други работни практики, наложени от пандемията, ще останат задълго.

Въпреки някои недостатъци и Драпкин, и Родригес казаха, че тяхното дистанционно интегриране в новата работна среда като цяло е било позитивно, в огромна степен подобрено от усилията на техните колеги да ги подкрепят през процеса.

Вероятно има и други като тях. Много организации разчитаха на съществуващите си служители да помагат в процеса, каза Сирато. Освен участието във видеоразговори, обучаването на нови служители и действията като ментори опитните колеги могат да се използват за създаване на видеоклипове или друго съдържание, което да помага и насочва нови служители при дейности и важни етапи от тяхното интегриране.

Драпкин каза, че въпреки че има някои методи на комуникация, които превъзхождат личния контакт с друг човек, когато ти обяснява нещо, неговият работодател е направил процеса толкова управляем, че той не е почувствал да е пропуснал драстично много. "Аз не се тревожа за някои аспекти на работата и не усещам моето [виртуално] въвеждане в работата да ми се е отразило негативно", каза той.

Родригес каза, че се чувства по подобен начин и няма оплаквания от процеса. "Ръководството насърчаваше екипното сътрудничество възможно най-много в сегашната ситуация, като направи необходимото за нас, служителите, да се почувстваме подкрепени и уверени", каза тя.

За Родригес процесът на виртуално въвеждане в работата също е имал някои предимства. Започването на нова работа може да бъде объркващо, обясни тя, но работата от вкъщи й позволява да излезе на разходка в позната среда по време на обедната почивка, което й е помогнало да проясни главата си.

От перспективата на ръководството Дрейк и Колисън смятат, че принудителното възприемане на стратегии за виртуално интегриране и обучение е подобрило преживяването на новите служители.

Колисън очаква голямо количество от обучението да остане виртуално, тъй като работата от вкъщи ще продължи в неговата компания. Въпреки че според него за новоназначените несъмнено е по-добре да бъдат в офиса и да следят отблизо работата на своите опитни колеги, след като това вече е минало, "подкрепата в реално време по телефона и ретроспективната подкрепа ще стават комбинирано в офиси и виртуално, така както новите служители и тези, които им помагат, ще работят както от вкъщи, така и в офисите".

Дрейк смята, че процесът на интегриране на нови служители в THG сега е по-добър от всякога. Тя признава, че всеки, който започва нова работа, се чувства изнервен и притеснен, но по време на пандемията, когато не можете да срещнете лично никого от екипа, това е допълнително напрежение. Отворените форуми осигуряват на компаниите начин да облекчат някои от тези притеснения и да помогнат на новите служители да стартират успешно още от първия си ден.

Превод и редакция Мариана Апостолова

X