Проекти

Ключови аспекти при внедряването на BPM

CIO Media

Според проучванията на водещи изследователски агенции внедряването на система за управление на бизнес процесите (Business Process Management System – BPMS или BPM) към момента е една от най-актуалните задачи за повечето ИТ подразделения в големите и средни компании. Анализаторите от IDC очакват, че към 2011 г. пазарът на ВРМ системи ще достигне $5,5 млрд., отбелязвайки ежегодно около 40% ръст. Два са основните агументите в полза на тази прогноза:

  • на първо място, ВРМ решенията все още не са широко разпространени и се използват от незначителна част от потенциалните им потребители;
  • на второ място вече реализираните внедрявания на BPM системи за сега автоматизират органичени области, но този тип решения доказаха предимствата си в отделни проекти и ще бъдат мащабирани, обхващайки допълнителни процеси и подразделения.

Същевременно, по данни на Forrester, над 79% от анкетираните мениджъри във водещи компании вече използват BPM инструментариум или планират да въведат подобни средства в кратки срокове. На този фон, методологията за въвеждане на концепцията BPM и ключовите аспекти при внедряването на BPM системи са обект на повишен интерес.

Действително, реализацията на BPM проект е свързана с трудности. От гледна точка на методологията те произтичат от необходимостта да бъде променена базовата парадигма в компанията, т.е. да се премине от функционално-ориентиран към процесно-ориентиран модел.

Често, отговорът на въпроса „Процесно-ориентирана ли е вашата организация?” е утвърдително кимване и подробен разказ за неотдавнашното внедряване на BPMS. В повечето подобни случаи можете да считате, че в съответната организация са твърде далеч от BPM концепцията, чиято основна идея е да осигури точност, гъвкавост и контрол за базовите бизнес процеси в компанията. За тази цел средствата на ИТ могат да се ползват или не. Прилагането им безспорно може да бъде от полза. Но ситуацията е проблематична, ако BPM инициативите се разглеждат през призмата на ИТ, вместо да са фокусирани върху стратегията на компанията и процесите, генериращи ценности.

Типичните грешки

Да се внедряват средства за автоматизация на бизнес процесите и да се разчита, че така ще се осигури тяхното управление е все едно „конят да бъде впрегнат след каруцата”. Това е т.нар. мислене в стил ATAMO (And Then A Miracle Occurs – И след това става чудо) – основна причина за неуспешната реализация на BPM инициативите.

 

Фигура 1: ATAMO - моделът на мислене, който трябва да избягвате


Практиката сочи, че разглеждането на BPM само от гледна точка на информационните технологии води до поредица от противоречия. Често срещани грешки в тази връзка са:

  • BPM се разглежда основно като платформа за интеграция. Въвежда се система, която да осигури свързването на различни наследени приложения, без да се отделя внимание на моделирането на бизнес процесите.
    Резултат: Тъй като процесите не са обвързани с действащите приложения, а е осигурен само обмен на данни, внедреното решение не подобрява управлението.
  • BPM се разглежда като средство за автоматизация на работните потоци. При този сценарий, изграденото решение се ползва обикновено в рамките на отделно подразделение на компанията и за ограничен кръг от задачи.
    Резултат: Повечето ценни възможности на внедрените BPM инструменти остават неоползотворени.
    Накратко, наличието на средства за автоматизация не гарантира реализацията на концепцията BPM. Първо трябва да дефинирате, моделирате и осигурите управлението на процесите, а след това да въведете BPM инструментариум.

Методология & технология

Вече изяснихме, че BPM системите са средство за постигане на определен резултат, а не самият резултат. Те могат да помогнат за картографирането на процесите, за тяхното моделиране и трансформирането им в изпълними процеси, за анализирането на работните потоци и т.н. Нивото на технологиите, които дадена организация желае да използва в тази връзка е въпрос на индивидуален избор. Някои компании прилагат инструментите за моделиране и за обмен на данни, други въвеждат активно средствата за управление на работни потоци (workflow), трети си осигуряват транслиране на изградени модели в изпълними процеси, без писане на програмен код и и т.н. В зависимост от това, какви процеси искате да управлявате, можете да приложите част от възможностите на съвременните BPMS или пълната им функционалност.

Все пак не трябва да се забравя разликата между термините BPM и BPM система (BPMS) – тя е същата, както между “счетоводна отчетност” и “счетоводна програма”. BPM е методология за управление, реорганизация и оптимизация на бизнес процесите, а програмния инструментариум, прилаган за тези цели се нарича BPMS. Ако продължим с тази аналогия, ясно е, че може да се води счетоводство без комютър и специализиран софтуер, но вече никой не го прави – в перспектива също толкова неефективно ще се окаже управлението на бизнес процесите без BPMS. По данни на Business Process Trends системите от този клас осигуряват на своите потребители значителни предимства във връзка с подобряването на фирмените процеси, а 36% от компаниите които ги въвеждат възвръщат инвестициите си в рамките на 1 година.

„Пътната карта” представена на фигура 2 илюстрира ключовите етапи при внедряването на BPM концепцията. Следвайки подобен маршрут, имате големи шансове да преобразувате организацията във високо автоматизирано предприятие, управляващо максимално ефективно своите бизнес процеси.

Фигура 2: "Пътна карта" за реализацията на BPM проект


В заключение

Поддържането на BPM като концепция, а не само като ИТ система е ключът към създаването на процесно-ориентирана компания. За успешното управление на бизнес процесите е необходима „смяна на парадигмата” и интегриране на концепцията в корпоративната култура.



X