Проекти

Информационната среда в BAUHAUS България – фактор за ефективност и качествено обслужване на клиентите

CIO Media

BAUHAUS България е част от международната верига BAUHAUS International, чийто първи магазин е открит през 1960 година в Манхайм, Германия. Сега компанията има повече от 220 специализирани центрове в 17 европейски страни и е сред водещите в търговията със стоки за работилницата, дома и градината.

В България BAUHAUS е представена от началото на 2012 г., като първият и обект е най-големият у нас специализиран търговски център за строителни материали за ремонт и стоки в контекста “направи си сам”. Площта на центъра е 20 000 кв. м., като в него има и drive-in част, където клиентите могат да влязат и пазаруват директно с автомобилите си.


Като нова компания, която се включва в пазар с не малък брой конкуренти и като всяка компания с амбиции по отношение на пазарните си позиции, BAUHAUS България не пренебрегва актуалните тенденции в развитието на информационните технологии и предимствата, които те осигуряват за бизнеса. От старта на своята дейност у нас, досега ИТ инициативите и са насочени в две основни направления: осигуряване на информационна среда, която отговаря на потребностите на бизнеса и съдейства за ефективната работа на компанията и предоставяне на максимални удобства за клиентите.

“Всички ИТ проекти при нас са насочени към постигане на 100% съвместимост с бизнес процесите. Основната цел е информационните решения да функционират в най-добър вариант от гледна точка на клиентите и на служителите на компанията. Наред с това, като млада верига на българския пазар се стремим да бъдем иновативни, за да постигнем конкурентни предимства”, коментира Светослав Богданов, ИТ мениджър на BAUHAUS България.

Информационни решения

Стандартите на международната компания към които BAUHAUS трябва да се придържа по отношение на ИТ са сравнително малко. Повечето решения за развитие на информационната среда в компанията се вземат локално, като основните изисквания са реализираните проекти да отговарят в най-пълна степен на изискванията на бизнеса и да бъдат ценово ефективни. Според Богданов от започване на дейността на компанията досега тези две изисквания са спазвани неотклонно – ИТ решенията са адаптирани и настройвани така че да бъдат удобни на бизнеса, а за реализацията на ИТ проектите винаги са търсени партньори, които са в състояние да изслушат потребителите, да вникнат в бизнеса и да предложат ефективно решение.

Към момента ИТ инфраструктурата в BAUHAUS е базирана на “частен облак”, изграден в съответствие с най-добрите практики. Компанията използва всички предимства на сървърната виртуализация. На практика са изградени две виртуални среди – една за нуждите на хипермаркета и базирана на Microsoft Hyper-V и друга за администрацията на компанията, базирана на технологии на VMware.

“От гледна точка на ценова ефективност и гъвкавост виртуализацията на практика няма алтернатива”, отбеляза Светослав Богданов.

В компанията е внедрена ERP система, която осигурява управлението на всички основни бизнес процеси, включително склад, продажби, проверка на фактури и т.н. Това решение е разработка на Германска компания, реализирана по поръчка на BAUHAUS и развивана вече 15 години. Към момента ERP системата се използва от 130 служители в търговския център и 20 в администрацията и отговаря на техните потребности. Все пак, в перспектива се обмисля преминаване към софтуер от по-висок клас. За управление на финансите и счетоводството вече е внедрен съответния модул на SAP, който се ползва в рамките на целия международен концерн.

Мобилни технологии

В BAUHAUS мобилните устройства и приложения се използват при изпълнението на множество задачи и допринасят съществено за оптимизацията на редица бизнес процеси. С тези устройства се проверява дали са налице необходимите наличности, с тяхна помощ се постига бързо обслужване на клиентите. Не на последно място - изключително много се улеснява провеждането на инвентаризации.

“В хипермаркета се предлагат над 120 000 продукти - налични и по поръчка. В тази ситуация мобилните устройства ускоряват и инвентаризациите, и обслужването на клиентите неимоверно”, поясни ИТ мениджърът на Баухаус.

На практика често служител от търговския център върви заедно с клиента, с помощта на мобилното устройство сканира бар кода на всеки избран от него продукт и директно изпраща заявка, по която всички избрани стоки се подготвят за транспорт.

Благодарение на мобилните приложения е възможно приемането на стоки от различен тип на няколко места, така че камионите зареждащи търговския център да не бъдат задържани за дълго.

“Мобилните устройства осигуряват голяма свобода в работата на служителите, а това е изключително важно при толкова голяма търговска площ”, обобщи Богданов.

При въвеждането на мобилните технологии в търговския център основното предизвикателство е било свързано с реализирането на подходящо решение за безжична връзка, което да осигурява висока скорост на комуникацията. В крайна сметка такова решение е намерено. „Успяхме да реализираме безжичната свързаност по начин, при който не се губи време за реасоциация на устройствата”, казва Светослав Богданов.

Управление на касите

Системата за управление на касите е още един важен компонент от информационната среда на хипермаркета. Тя е разработена специално за BAUHAUS България от българската фирма UnrealSoft. Решението постоянно се развива и допълва с нови възможности.

“Оптимизацията на касовата система при нас е постоянен процес. Съвсем наскоро въведохме нов модул обхващащ дейността на отделите за разкрояване на плоскости и тониране на бои. Непосредственият ефект от това е, че се елиминира всякакво забавяне на касите за клиентите, които ползват услугите на тези отдели”, поясни Богданов. Според него касовата система, като цяло, е изградена в съответствие с най-добрите практики за реализация на POS системи и допринася съществено за доброто обслужване на клиентите – например, стига да не пазаруват за първи път в търговския център, те могат да получат фактура директно на касата без никакво забавяне.

Също така, в BAUHAUS (за разлика от много други търговски обекти) са изградили директна връзка между касовата си система и терминалите за плащане по банков път, така че когато клиентите плащат с карта също не се губи никакво време.

„Клиентите ни оценяват тези удобства и отчитат разликата, в сравнение с други магазини”, казва ИТ мениджърът на Баухаус.

Клиентски карти и бонуси

Сред използваните приложения в BAUHAUS е и система за управление на клиентски карти и бонуси. Това решение е свързано с касовата система и дава възможност на клиентите да получават директни отстъпки на касата или при натрупване на определен брой точки от техните покупки да получават ваучер за следващо пазаруване. При реализацията на тази система подробно са проучени добрите практики за изграждане на решения от този тип и са приложени тези от тях, които съответстват на следвания в BAUHAUS бизнес модел. „Например, ние не се ограничаваме да предлагаме няколко типа клиентски карти, а можем да задаваме за всяка карта различни параметри”, поясни Светослав Богданов.

3D проектиране за всеки

За целите на по-доброто обслужване, в BAUHAUS е внедрен специализиран софтуерен продукт за 3D проектиране, така че клиентите могат да видят как ще изглеждат закупените от тях материали, след като бъдат вложени в ремонта и обзавеждането на дома им. Например, клиентът може да посочи предпочитаните от него плочки, мивка, душ кабина и т.н., да предостави размерите на своята баня и да види как ще изглежда тя след планирания ремонт. Според служителите, които работят в зоната за 3D проектиране, клиентите често променят първоначалните си идеи, когато видят създадения 3D модел и стигат до по-удволетворителни за тях решения.

За сега, възможноста за 3D планиране се ползва най-активно от хората, които купват материали за ремонт на баня или предлаганите от BAUHAUS сглобяеми къщи. Услугата е безплатна за клиенти, които купуват съответните материали от BAUHAUS.

Видеонаблюдение

В хипермаркета е внедрена и система за видеонаблюдение. Партньор по реализацията на този проект е фирма ПИК Компютърс. “Решението е уникално. Инсталирани са над 100 IP камери. Сторидж система със значителен капацитет съхранява записи, направени доста отдавна във времето", коментира Богданов.

За съжаление кражбите са един сериозен проблем за всеки магазин. Системата за видеонаблюдение в BAUHAUS вече е доказала полезността си. Откривани са кражби осъществени месеци преди съответната липса да бъде открита. Според представителите на компанията, органите на реда, които са разследвали кражби в търговския център, са били удовлетворени от системата.

“Решенията за видеонаблюдение изискват инвестиции, но определено носят възвръщаемост. Доста крадци са разкрити с тяхна помощ”, казва Светослав Богданов.

Ефектът за бизнеса

Внедрените и интегрирани информационни решения осигуряват гладкото протичане на работните процеси в търговския център и бързото обслужване на клиентите. На практика благодарение на подходящата информационна среда затрудненията, произтичащи от огромната търговска площ и големия асортимент изцяло се елиминират, а остават само техните предимства за бизнеса.

Така например, ERP системата осигурява голяма свобода при клиентските поръчки и дава възможност на BAUHAUS да предлага над 50 хил. артикула, за които клиентите могат да изберат, размери, цвят и редица други параметри.

Информационната среда позволява дори клиентът да напазарува без изобщо да влиза в сградата на търговския център. Стига да знае точно какви материали са му необходими, той може да влезе с автомобила си в drive-in зоната и просто да подаде списък със стоките, които са му необходими. С помощта на мобилните си устройства служителите на хипермаркета бързо могат да намерят желаните стоки и да ги подадат за транспортиране.

За целите на управлението на бизнеса, ERP системата и касовата система предоставят богати възможности за извеждане на справки и анализи. Продажбите могат да бъдат анализирани до нивото на отделни покупки, могат да бъдат извеждани тенденции по периоди, по клиенти, по часове и т.н.

Перспективи

През изминалата година и половина от началото на дейността на BAUHAUS у нас, вниманието на ИТ мениджъра на компанията е било насочено в голяма степен към идентифицирането на процеси, които биха могли да се автоматизират.

“Като цяло, повечето от процесите в магазина, които и клиентите виждат са оптимизирани на доста добро ниво, а по отношение на процесите свързани с управлението на бизнеса могат да бъдат въведени още няколко подобрения”, обобщи Светослав Богданов.

В краткосрочна перспектива, в BAUHAUS планират внедяване на система за мониторинг на софтуера и хардуера и към момента проучват алтернативни решения. В по-дългосрочна перспектива, евентуално разширяване на бизнеса и откриване на нови обекти, най-вероятно ще поставят нови и крупни задачи във връзка с развитието на информационната среда.

Във всички случаи, както и досега, търговският център ще разчита на партньори за реализацията на бъдещите си ИТ проекти. Сред доставчиците на ИТ решения, с които BAUHAUS са работили успешно досега са базираната в Пловдив фирма САТ 1997, UnrealSoft, ПИК Компютърс.

„За да използваме максимално ефективно потенциала на ИТ изключително важно е да работим с гъвкави партньори, познаващи добре нашия бизнес. Важно е също така служителите на компанията да бъдат обучени така, че да използват добре предоставените им ИТ решения. Когато ИТ потребителите имат добра грамотност в областа на ИТ, натоварването на ИТ специалистите с рутинни въпроси намалява и те могат да се фокусират върху по-съществени задачи”, каза в заключение Светослав Богданов.


X