Проекти

Синергон холдинг АД развива ИТ среда осигуряваща дисциплина и удобство в работата

CIO Media

Владимир Шиманов, мениджър “Информационни технологии” в Синергон холдинг АД

Синергон холдинг АД е правоприемник на Приватизационен фонд „Петрол Фонд”. Към момента холдингът управлява 23 фирми с различен мащаб и развиващи дейност в 7 различни индустрии, най-вече в сферата на търговията и туризма. Информационната среда в многобройните дружества на компанията е различна, в зависимост от тяхната дейност и проектите, които те изпълняват. Решенията за въвеждане на нови информационни системи се вземат от ръководствата на съответните компании, а холдингът в много случаи осигурява подкрепа за тяхната реализация, по същия начин както съдейства за проекти свързани с модернизация на технологично оборудване. През годините някои от дъщерните компании разширяват функционалността на своите информационни системи, други въвеждат изцяло нови ИТ решения. Сред успешните ИТ проекти осъществени наскоро е внедряването на нова ERP-CRM система в дъщерната фирма на холдинга „Топливо газ” ЕООД.

Информационната среда на Синергон холдинг АД

В самия холдинг, без да се вземат предвид дъщерните му дружества, работят до 50 служители. За поддръжката на тяхната дейност не е необходима мащабна и сложна ИТ инфраструктура, но все пак в дружеството не пренебрегват обичайните вече за всеки офис средства за автоматизация на работата с информация и съвременна комуникация. Изградени са корпоративен домейн, поща, чат, общи структури за работа в екип, поддържаща система за сигурност и мениджърска информационна система.

В компанията държат да прилагат установените добри практики за изграждане на ефективна информационна среда. Така например, всеки служител има e-mail, но се поддържат и общи адреси на отделите. Те се следят от всички сътрудници в екипа, така че няма опасност поради отсъствие на служител, да бъде пропусната важна информация.

Също така в съответствие с добрите практики е осигурен сървър за централизирано съхранение на документи, в който за различните отдели са обособени области за общо ползване така, че сътрудниците да могат лесно да работят в екип, без да има опасност техните документи да бъдат променени или изтрити от служители извън техния отдел. На практика, с подходящо организиран набор от папки и правила за тяхното използване, без да закупува сложни и скъпи системи холдингът отговаря на потребностите на служителите във връзка с достъпа до информация и съвместната работа с нея.

“Накратко бих казал, че разполагаме с една нормална ИТ инфраструктура, която ни предоставя обикновени, но важни средства, осигуряващи дисциплина и удобство в работата”, отбеляза Владимир Шиманов, мениджър “Информационни технологии” в Синергон холдинг АД.

ИТ инфраструктурата на Синергон холдинг АД е базирана изцяло на средства с отворен код, а поддръжката и обслужването се осигуряват от компанията Блуборд ООД.

Създаването на резервни копия на информацията в Синергон холдинг АД става също с помощта на софтуер с отворен код. Внедрена е и open source система, която позволява да се следи как се променя определена информация всеки ден, ако това е необходимо.

Информационни решения в дружествата на холдинга

Сред дружествата в Синергон холдинг АД, с най-мащабна информационна система разполага дъщерната фирма „Топливо” АД, чиято дейност е търговия със строителни и горивни материали. Внедрената в „Топливо” АД интегрирана система за управление АБАК обхваща структурните звена на компанията на 3 нива: Централно управление, регионални клонове и бази на територията на цялата страна. Системата осигурява комуникация между структурните звена и автоматизира процесите свързани със счетоводство, управление на складово стопанство и обмен на електронни документи, а също така предоставя BI функционалност с онлайн-аналитичен информационен куб, който се попълва с информация в реално време.

Системата АБАК работи в още няколко дъщерни фирми на Синергон холдинг АД, но те нямат толкова сложни структури и там системата се ползва в олекотен вариант.

В останалите дъщерни фирми се ползва комбинация на счетоводни програми и специализирани бек-офис програми, където това е необходимо.

Според Владимир Шиманов, използването на информационни решения, създадени от български фирми има съществени предимства. “Така например, тъй като АБАК е българска система, разработчиците реагират бързо и отчитат по най-добрия начин възникналите потребности. Програмистите на фирмата са готови да отговорят на всяка идея на мениджърите в дружествата, които ползват системата”, казва Шиманов.

Нови ИТ проекти

През последната година в дъщерната фирма на холдинга „Топливо газ” ЕООД е внедрена нова ERP-CRM система, която включва и кол-център. Информационното решение е съвместна разработка на Синергон холдинг АД и фирма Бусолс ЕООД.

Компанията „Топливо газ” ЕООД осъществява дистрибуция и продажба на бутилиран втечнен въглводороден газ пропан-бутан на територията на страната, като чрез своите 10 регионални офиса обхваща територията на цяла България. Решението на ръководството на фирмата да внедри нова информационна система е мотивирано в най-голяма степен от желанието да се улесни и оптимизира работата на търговските екипи с въвеждането на мобилни технологии.

След проучване на различни възможности за изграждане на новото информационно решение е избран варианта за разработка на нова система. “Тъй като решението е собствена разработка неговата цена е по-ниска, а в същото време то отразява максимално всички специфични изисквания на Топливо газ”, пояснява Владимир Шиманов.

В съвместен проект, реализиран заедно с МТел фирмата е реализирала комуникационна система, която интегрира всички фиксирани, мобилни телефони, фиксиран и мобилен VPN. Ползвайки тази комуникационна среда новата ERP-CRM система обслужва в реално време всички звена в „Топливо газ” ЕООД – бутилиращи заводи за втечнен пропан-бутан, централен и регионални офиси, складове и мобилни групи, които доставят бутилиран пропан-бутан и съпътстващи изделия и аксесоари на клиентите на фирмата.

Търговците на фирмата, които посещават клиентите са снабдени с таблети и са свързани постоянно с ERP-CRM системата. От мобилните устройства те осъществяват всички необходими трансакции. От таблетите те могат да издават 37 вида документи, включително протоколи и касови бележки, които се издават с помощта на мобилен фискален принтер.

Така например, „Топливо газ” ЕООД има договори с големи дистрибутори на горива, на базата на които на бензиностанциите им се продава бутилиран пропан-бутан. От своя страна, като големи структури, те имат специфични изисквания по отношение на документите използвани при работа с тях. Новата система на „Топливо газ” ЕООД отговаря точно на изискванията им.

Към момента ERP-CRM системата обслужва около 50 мобилни работни места и още много стационарни работни места в складовете, в бутилиращите заводи и в Централното управление на компанията. Всички трансакции се отразяват в реално време. Благодарение на тази интеграция фирмата разполага с пълна и точна документация на всички процеси. В допълнение работата на служителите е значително улеснена. Няма дейности извън обхвата на системата, така че не се налага служители на „Топливо газ” ЕООД да губят време за ръчно подготвяне на справки.

Интегрираният към системата кол-център дава възможност още с позвъняването на клиента той да бъде разпознат по телефонния номер и на екрана на диспечера да бъдат изведени всички данни за него, включително информация за предишните му поръчки. Последната поръчка се предоставя като шаблон за новата и често тя се оформя буквално с 1-2 клика.

Поръчките формират заявките за склада, използвани от шофьорите, които транспортират съответните стоки. Документите, които шофьорът подписва, получавайки стоката са подготвени от системата и напълно готови – не се налага нищо да бъде допълвано.

При осъществяване на продажбите те се документират само с няколко клика върху таблета и се издават необходимите документи. Отчитането на дейността, също е изцяло автоматизирано.

Възможността в реално време да се следят наличностите на стоки, с които разполагат екипите които са в движение, позволява те да се насочват по оптимален начин за изпълнение на новопостъпващи заявки. Реално това е първата система в България, която ползва Android - базирано приложение за мобилна търговия.

Точната и пълна информация за всички аспекти на бизнеса позволява на фирмата да оптимизира складовите наличности и доставките, както и да планира продукцията, подготвяна от бутилиращите заводи.

“Системата се приема много добре от служителите на „Топливо газ” ЕООД, защото тя ги улеснява в подготовката на заявки към складове, при отчета на дейността и т.н. и на практика с нея те могат да посветят максимална част от времето си точно на дейностите, на базата на които се изчислява работната им заплата”, отбелязва Шиманов.

Още една полза от новото информационно решение, която ИТ мениджърът на Синергон холдинг посочва е, че натрупването на подробна информация за всички аспекти на бизнеса дава възможност да се провеждат анализи и да се генерират идеи за нови инициативи и по-добро управление на дейността.

“Новата информационна система е много интересна, защото изключително пълно обхваща дейността на фирмата и гъвкаво посреща всичките й особености. Резултатът от внедряването й, според мен, надхвърля очакванията ни, освобождава екипите от рутинните дейности и ги подкрепя в основните”, коментира Владимир Шиманов.

В заключение

“Информационните системи подпомагат извършването на дейността ни. Но без постоянно развитие, те губят конкурентните си предимства, затова много разчитаме хората, които ги използват да помагат в развитието им – там, където взаимодействието е налице, резултатите определено са по-добри”, подчертава ИТ мениджърът на Синергон холдинг.

“Последната внедрена система в „Топливо газ” ЕООД подобри съществено отчетността, ефективността на работата чрез минимизиране на рутинната работа и съсредоточаване върху основните дейности – добро обслужване на клиентите, опростяване на взаимодействието с контрагентите, оптимизиране на ресурсите, повишаване на гъвкавостта при промени в пазарната среда”, обобщи Владимир Шиманов.


X