Проекти

Корпоративна SAP система помага за интеграцията на Данон Сердика в процесите на ниво група

CIO Media

Александър Иванов, мениджър “Информационни системи”, Данон Сердика АД

„Данон България“, клон на Danone Group, е лидер на българския пазар на свежи млечни продукти. Мисията на „Данон“ е да осигури здраве чрез своите продукти на възможно най-голям брой хора в целия свят. Данон Груп разполага със 160 фабрики и около 100 хил. служители, представена е на 5 континента и в над 140 държави.

Още от 2001 г. Данон възприема ERP системата SAP за своя корпоративна система за упавление на бизнеса, като в Данон тя е наречена с името Темис. Идеята е, че като компания, оперираща в целия свят, Данон трябва да има една обща информационна система, с която да работят всичките клонове на компанията в отделните й бизнес единици (според корпоративната структура една бизнес единица в Данон обхваща няколко териториално близки сходни държави – бел. ред.). “В момента около 80% от бизнеса на Данон със свежи млечни продукти и води е обхванат от Темис. Тепърва предстои интеграцията на бизнеса с бебешките храни и клиничното хранене”, обяснява Александър Иванов, мениджър “Информационни системи” на Данон Сердика АД.

Като част от корпоративната стратегия на глобално ниво през ноември 2013 г. Данон Сердика стартира проект по внедряването на Темис. Проектът обхваща клоновете на Данон в България и Румъния, които, заедно с Гърция, оформят една бизнес единица. Фактът, че интеграцията се извършва едновременно в България и Румъния, прави имплементацията на SAP системата сложен и многостранен проект.

Предисторията

Данон стъпва на българския пазар през 1993 г., когато купува държавното предприятие Сердика. Бизнесът в българското предприятие се управлява от локална ERP система. Няколко години по-късно, през 1998 г., Данон Сердика започва да работи с ERP системата на фирма Тонеган, която се използва успешно в компанията в продължение на близо 16 години. “Идеята Данон Сердика да премине към корпоративната SAP ERP система датира още от 2007 г., но проектът реално е бе поставен на дневен ред през 2010 г.”, споделя Александър Иванов.

Промени в групата Данон обаче налагат интеграцията на България към Темис да се отложи с няколко години. Причината е фактът, че Данон закупува бизнеси с бебешки храни (Nutricia) и клинично хранене и тяхното присъединяване фокусира вниманието на групата малко по-встрани от бизнеса със свежи млечни продукти. В резултат присъединяването на тези две нови дивизии отлага SAP проекта за България, което налага през 2010 г. българския клон да развие използваната по това време ERP система на Тонеган, обхващайки и производствените процеси.

След като интеграцията на двата нови бизнеса на Данон е вече факт, през 2013 г. идва официалният старт на проекта по имплементиране на SAP в България.

Проектът

“SAP системата е изцяло специализирана за бизнеса на Данон, и по-конкретно за бизнеса със свежи млечни продукти и води, като за момента системата е имплементирана за бизнеса с бебешки храни само в две големи бизнес единици в компанията, - обяснява Александър Иванов. - Системата обслужва бизнеса на Данон в целия свят и се поддържа от глобален екип, базиран във Франция, така че ние използвахме опита от предишни имплементации в различни бизнес единици, които имат подобен на нашия модел.”

ERP системата е изцяло централизирана, като сървърите, на които е разположена тя, се намират в дейта център на IBM във Франция. Системата е изградена на принципа “клиент-сървър” архитектура.

“Целта на изграждането на централизирана система е налагане на общ модел на основните ресурси, като например Master Data, сметководни книги, баланси и други, които са общи за групата и се следват в цялата група”, уточнява Александър Иванов. В модула Master Data например всеки нов продукт се вписва на централно ниво, в зависимост от йерархията, към която принадлежи този продукт, като неговият номер се издава в централата. Вписването на нов клиент също е централизирано, както и други дейности. В допълнение системата е локализирана за всяка отделна държава според местните нормативни изисквания. Конкретно за България всички справки, месечни отчети за данъци и други са настроени по време на интеграцията и са съгласувани на локално ниво. Модулът на SAP обаче, локализиран за България, не се прилага в Данон Сердика. Потребителският интерфейс е изцяло на английски, което е прието от централата като стандарт и като форма.

SAP проектът в България обхваща и всички съпътстващи системата приложения, които обслужват целия бизнес на Данон. Сред тях са например приложение за мобилна търговия, система за сканиране и архивиране на фактури с вграден OCR софтуер, която се ползва на принципа на облачна услуга, уеб базиран софтуер, който облекчава работата по въвеждане на нови клиенти, софтуер за изчисляване на месечните бонуси на служителите и много други приложения около SAP системата, като всички те са централизирани. “Внедряването на всички тези приложения, свързани с Тeмис, допълнително дефинираха сложността за внедряването”, обяснява Александър Иванов.

Потребителите на Темис в Данон Сердика са около 100, като тук се включват и потребителите на съпътстващите системата модули. Потребителите на мобилното приложение са още около 60.

Паралелно с имплементацията на SAP системата в България и Румъния е внедрен BI софтуерът Qlik View. “Имахме възможност да избираме между Microstrategy, която е официалната BI система на групата Данон, Qlik View и Panorama на Майкрософт. Ние в България бяхме ползвали вече Qlik View и нашите потребители бяха свикнали с този софтуер”, уточнява Александър Иванов. Впоследствие е решено в България и Румъния да се ползва Qlik View решение, като за целта у нас стартира изцяло ново внедряване на BI системата, която да бъде интегрирана с данните от новата SAP ERP система. След проведена обществена поръчка за внедрител на BI е избрана румънската фирма Relevance.

Реализацията

SAP проектът стартира през ноември 2013 г., като първоначалните планове са той да продължи 7 месеца и да завърши до юли 2014 г. “Завършихме внедряването за 10 месеца, а не за предварително предвидените 7, но това беше един много добър резултат относно времето за импламентация, - коментира Александър Иванов. - Причината беше, че ние бяхме първата бизнес единица в групата, внедряването в която обхващаше две страни – България и Румъния, което направи проекта доста сложен. Това беше новост дори за екипа в Данон Груп, който имплементира SAP в отделните страни. Досега имплементацията винаги е извършвана в страните отделно като самостоятелна бизнес единица.”

Едновременната имплементация налага в рамките на един проект да се внедрят местните изисквания и местните начини на отчет на две държави. Сложността се засилва и поради факта, че бизнес моделът на Данон в двете държави е различен. За разлика от България например, където модерната търговия (през големи търговски вериги и дистрибутори) е около 40%, в Румъния тя е от порядъка на 70%. Освен това в Румъния към системата е интегриран и производствен завод на Данон, докато за България е внедрена функционалност, обхващаща доставката от външен за Данон завод за производство.

Преди официалния старт на системата на 1 септември е извършено прехвърляне на данните от старите системи към Темис. Данните от Master Data например са импортирани към новата SAP система, но в някои области, като продажби, стокови наличности, поръчки за доставките, счетоводни баланси и други, са въведени само данните към датата 1 септември 2014 г. и системата стартира с начални баланси в тези области.

“Първата седмица след старта на системата на 1 септември се оказа доста интензивна. Разбира се, имаше проблеми, но за естеството на нашия бизнес бяха важни два основни момента – дневните продажби и месечното приключване, което беше осигурено. Възникнаха проблеми в самата нощ на прехвърлянето, но те бяха установени навреме и решени в рамките на няколко часа. Към средата на септември нещата вече бяха стабилизирани”, коментира Александър Иванов.

Етапите

След старта на проекта през ноември 2013 г. първите два месеца - ноември и декември, включително до средата на януари, са използвани за описание на процесите по страни – в Румъния и България, и създаване на модел как ще изглеждат процесите в SAP в българския клон на Данон. През януари и февруари тече дизайнът на онези елементи в системата, които трябва да бъдат доразработени специално за България, и от март стартират първите тестове на системата.

Основни модули на SAP системата в България:

- Продажби
- Склад
- Счетоводство и финанси
- CRM Плюс 10 съпътстващи системи, като 5 от тях изискват собствени настройки, собствен сървър и локализация

Тест 0 е проведен през март и от този момент в работата по проекта са въвлечени и ключовите потребители на системата. “Ключовите потребители бяха обучени индивидуално, те бяха част от екипа и бяха въвлечени в проекта още през март 2014 г. Целта е тези потребители да познават системата най-добре в сравнение с всички останали и при възникнали въпроси крайните потребители да се обръщат към тях”, обяснява Александър Иванов.

Направени са общо 7 теста на системата, в които са изпробвани всички детайли и всички процеси. За целта е използван и специализиран софтуер на Данон, чрез който се извършва проследяване на тестовете.

Важна стъпка за успешното реализиране на проекта, е фактът, че работата с новата система в Данон Сердика започва задължително за всички потребители в точно определен момент, без да се разчита на предварителен период на паралелна работа на двете системи – старата и новата.

Важна част от проекта е също така т.нар. “управление на промените” (Change Management). За целта е отделен специален екип от хората, работещи по проекта, който следи за правилното обучение на хората на различните нива. Изградена е стройна структура, включваща обикновените потребители, ключовите потребители, поддръжка първо ниво от ИТ екипа и най-високо в йерархията – поддръжка второ ниво, което е на ниво група и центъра за поддръжка на Темис в Данон (GTI – Global Technology & Infrastructure).

“В Данон на централно ниво е разработена система, която се ползва за стартирането на SAP и която описва стъпка по стъпка какво трябва да бъде направено. Организацията е изключително стройна и аз съм щастлив, че бях част от нея”, коментира Александър Иванов.

Екипът

В проекта вземат участие специализиран вътрешен отдел в Данон, наречен BT Business Transformation, както и ИТ компанията Accenture. От друга страна, във внедряването участват ИТ екипи от България и Румъния – общо около 10 човека, както и представители на бизнеса от двете държави – общо около 25 човека. “Специално за модула за финанси и счетоводство ползвахме услугите на няколко български специалисти, които помогнаха за интеграцията с локалните изисквания, - уточнява Александър Иванов и допълва: - Една година след старта на системата имах среща с екипа, провел интеграцията от френска страна, и техните отзиви бяха, че преходът към SAP системата в България и Румъния е бил един от най-плавните в групата.”

Ползите

Сред основните ползи от внедряването на SAP, от Данон Сердика посочват факта, че с преминаването към централизираната система на групата отчитането вече е изключително улеснено. Месечното отчитане след приключване е в рамките на няколко часа, а от друга страна, SAP системата позволява също така годишното отчитане да става много лесно и напълно автоматизирано.

“С имплементирането на Темис получихме доста допълнителни предимства. Едното е, че всички трансакции вътре в групата между отделните подразделения на Данон са обединени в една система, всички поръчки за доставка са в една система, те си кореспондират и когато ние създадем нещо при нас, автоматично то се отразява във Франция или в Полша например, докато преди разменяхме тази информация по електронен път. Реално интеграцията в груповите процеси е наистина много положителна, както и контролингът,” обяснява Александър Иванов.

Такава централизирана система обаче налага исканата промяна или пък разработката на нови елементи да се съобразяват на регионално ниво, което внася известно забавяне. В резултат промени, която преди са правени с българския доставчик на ERP системата например за един месец, сега се извършват за три месеца. “Когато някой те обслужва на местно ниво, винаги разчиташ на бърза реакция и на персонално отношение, което е и най-голямото предимство на местните ERP системи”, коментира Александър Иванов.

Предизвикателства и научени уроци

“Основният урок, който научихме, е, че когато се преминава към централизирана система, в повечето случаи ние адаптираме бизнеса към системата, а не системата да се адаптира към него. На практика използвахме системата, за да изчистим и стандартизиране нашите бизнес процеси и реално се промени начинът ни на работа”, споделя Александър Иванов.

В допълнение той определя управлението на промените в една такава имплементация като нещо изключително важно за успешната резлизация, което трябва да започне още от първия ден на проекта.

Актуални ИТ проекти и планове за развитие

Плановете за развитие на Темис системата включват засилване на централизацията, специално на финансовия рипортинг и съответно преминаване към бюджетиране на принципа “rolling forecast”. Тече също така преминаване към Темис на бизнеса с бебешки храни и клинично хранене. Според плановете на групата до 5 години бизнесът с бебешки храни на Данон в цяла Европа трябва да премине към SAP системата.

Предстои също въвеждане на таблети и нови приложения, базирани на iOS, за предпродажбените екипи, както и въвеждане на решение на SalesForce за анализ на пазара.

И не на последно място, от тази година компанията работи с нова глобална система за човешките ресурси, наречена Wings, като към нея са интегрирани нови системи за планове за персонално развитие на служителите.


X