Проекти

"Топлофикация София" внедрява система за цялостно управление на ресурсите

Мария Динкова

Способността за обработка на голямо количество информация е ключова за всяка една компания, но тя се оказва още по-съществена за дружествата, предлагащи комунални услуги, които търсят бързина, сигурност и надеждност при своите процеси. Интересен пример в тази връзка е опитът на "Топлофикация София", които работят с голям обем от данни, свързани с месечните и годишните сметки на своите потребители. Софтуерът, който организацията до този момент е използвала, е в края на своя жизнен цикъл и затова се взима решение да се премине към внедряването на нова система за управление на ресурсите.

"Предизвикателство пред дружеството беше и използването на множество помощни системи, което изключително затрудняваше изготвянето на надеждни и бързи справки и анализи както за оперативни нужди, така и за вземането на управленски решения. За нас беше от изключително значение основните бизнес процеси на дружеството да бъдат обхванати в единна интегрирана система", отбелязват от "Топлофикация София".

Ползите от новата платформа се очаква да бъдат много, като от компанията са си поставили няколко ключови цели, които да реализират с нейна помощ. На първо място внедряването на подобно решение ще бъде основа за оптимизиране и надграждане на процесите, свързани с изготвяне на сметки и обслужване на клиенти. Също така на база на него дружеството ще има възможност да предоставя широк набор от електронни услуги на своите потребители. В допълнение се очаква да се съкратят срокове за изпълнение на административни дейности, да се осигурят прозрачност и интегрираност на процесите, както и да се повиши ефективността на работа на структурите на предприятието чрез по-добро информационно осигуряване.

ИТ решението

Самият проект по внедряването на интегрирана информационна система стартира в края на май 2017 и приключва на 23 септември тази година, като неговият бюджет надхвърля 8 млн. лв. (8 182 818 лв. без ДДС) за финансови, технологични и кадрови ресурси. За да се реализира решението, дружеството си партнира със софтуерната компания СТЕМО. "Продуктивното използване на системата стартира на два етапа, като първоначално започнаха всички служители извън комуналните услуги и малко повече от година по-късно включихме продуктивното използване и в частта комунални услуги. Това ни даде време да усвоим и натрупаме опит в работата с новата система, като по този начин считаме, че стартирахме използването на системата без излишни рискове и сътресения. На 2 март 2020 г. над 100 служители на "Топлофикация" едновременно стартираха рабата с новата система, като всички те работят с клиенти на касите и гишетата за информация", уточняват от компанията.

Новото решение включва продукти, портфолио и направления на SAP, включително бизнес приложения (продуктът SAP ERP и функционалности от индустриалното решение на SAP за сектора "Комунални услуги" - SAP IS-U), бизнес анализи (пакетът SAP BusinessObjects BI Suite), бази данни и технологии (SAP HANA). От своя страна SAP IS-U (Industry Solution for Utility) обхваща всички основни бизнес процеси на компанията както в частта комунални услуги, така и в частта финансово управление. Сред основните функционалности, с които системата разполага, са: индустриално решение за комунални услуги (включително управление на връзки с клиенти, сметки и вземания), финансово счетоводство, управление на счетоводството, управление на дълготрайните активи, управление на бюджета, управление на проекти, управление на покупки и складови наличности, управление на продажбите и управление на човешкия капитал.

"В имплементираното решение SAP системата е изградена от следните компоненти: SAP ERP, SAP BO BI, SAP Solution Manager и SAP Single Sign-On. Всеки от тези компоненти предоставя различни функционалности, така че цялостното решение да покрива изискванията на дружеството. Следвайки предписанията на производителя за сигурност, SAP топологията на системата е изградена от три среди, всяка от които има различно предназначение, производителност, сигурност и безотказност", уточняват от "Топлофикация София". Експертите допълват, че физическата архитектура на решението включва основен център за данни и разположените в него развойна, тестова и продуктивна среда, както и резервен център за данни със средата за възстановяване. Освен това системата съдържа три слоя: презентационен, приложен и слой на базата данни.

В допълнение новото решение е интегрирано с платежните оператори, с които "Топлофикация София" работи, като интеграцията се извършва посредством Web Services и обменът на информация се осъществява в реално време. Също така фирмата разполага с обмен на данни с банки във връзка с обслужване на процеса по плащане чрез директен дебит, а също така има и изграден интерфейс за обмен на данни с фирмите за дялово разпределение.

Фокус върху служителите

Всеки проект крие своите предизвикателства, като особено внимание винаги трябва да се отделя на адаптацията на служителите. В случая потребителите на системата са се сблъскали с трудности, свързани с променения начин на работа. Една част от бизнес процесите на компанията до този момент не са били обхванати от интегрирана информационна система. Съответно това е наложило те да бъдат преразгледани и организирани по нов начин, което на свой ред е довело до ново разпределение на ролите в дружеството и до редица структурни промени.

"Преди внедряването на SAP IS-U решението в "Топлофикация София" се използваха различни системи: счетоводна система, ТРЗ система, система за обслужване на процесите по сметки на абонати и плащания, система за управление на вземания. Извличането на консистентна информация от всички тези система отнемаше време и винаги криеше рискове от допускането на грешки. След внедряването на новата интегрирана информационна система имаме навременна информация. За да се случи това обаче, всички служители във веригата следва да извършат своите задължения своевременно. Това наложи доста стриктна организация от наша страна и добра комуникация между отделните структури единици", коментират от"Топлофикация София". Експертите признават, че целият процес е бил изключително подпомогнат от техния партньор във внедряването СТЕМО, който е осигурил съдействие от квалифицирани консултанти във всички офиси на дружеството.

Ефективност и ползи

Успешното реализиране на проекта гарантира на дружеството възможност за постигане на по-висока ефективност при обслужването на клиентите. На първо място се установява, че след внедряването на SAP IS-U решението значително се съкращава времето за обработка на информацията. Като цяло компанията отчита, че два пъти се е намалило времето за обработка на данни при месечното генериране на сметки. По този начин се осигурява време за проверки и извършване на контрол. Самото качество на информацията също се е подобрило, като вече необходимото време за обработка на грешки също е два пъти по-малко.

На второ място системата предоставя възможност на служителите да извличат своевременна и достоверна информация за вземане на оперативни и управленски решения. "Към момента с имплементиране на функционалността за управление на бюджети дружеството има ежедневни справки и контрол върху изпълнението на заложените параметри. Преди внедряване на решението това изискваше по един ден работа на месец, като се събираха данни от различни системи и се обработваха ръчно. В допълнение е момента всички операции, които се случват в комуналната функционалност, водят до автоматични счетоводни операции в реално време. Тази информация беше достъпна в счетоводната система след края на месеца чрез ръчно осчетоводяване на сумарни данни от системата за издаване на сметки", споделят от "Топлофикация София".

Не на последно място компанията наблюдава и подобряване на някои процеси, както и сериозно съкращаване на вътрешната комуникация през различни канали за предоставяне и обменяне на данни.

Потенциал за развитие

Новата система определено не е статична и предлага множество възможности за надграждане и обновяване. От "Топлофикация София" подчертават, че в резултат от внедряването е изградена една стабилна основа, която не поставя ограничения за надграждането на бизнес процесите на компанията и предоставянето на допълнителни услуги.

"За да може инвестицията, която направихме, да има дълъг полезен живот и да се развива заедно с компанията, ние държахме да направим избор между световно утвърдени системи, наложили името си в сектори като нашия. Изборът на дружеството за внедряване на SAP IS-U решение позволява системата да се развива както със стандартни функционалности, доставяни от производителя на софтуера, така и чрез допълнителни доработки според изискванията на "Топлофикация". SAP IS-U решението се използва както в България, така и в целия свят от едни от най-големите компании в енергийния сектор. "Топлофикация" има възможност да почерпи техния опит и да подобри своите бизнес процеси, внедрявайки добри практики на утвърдени световни компании", допълват експертите.

Към момента в системата работят на 250 крайни потребители, като при необходимост могат да се добавят и допълнителни. На този етап дружеството си е поставило конкретни краткосрочни цели и дългосрочни цели за развитие. В близко бъдеще се планира предоставянето на електронни услуги на абонатите. Сред по-дългосрочните цели компанията предвижда включването на производствената си дейност във внедреното решение.

X