Проекти

"Силвър Стар Моторс" оптимизира процесите си с ERP система

Мария Динкова

Необходимостта от оптимизацията на фирмените процеси винаги излиза на преден план, когато един бизнес започне бързо да се разраства, да увеличава своята продуктова гама и да привлича все повече клиенти. Именно такъв е случаят със "Силвър Стар Моторс", които са официален представител за България на немския автомобилен концерн Daimler AG за марките Mercedes-Benz, SETRA, FUSO, Unimog и smart. Дейността на компанията обхваща целия спектър от услуги, включително продажба и следпродажбено обслужване на нови и употребявани автомобили, както и предлагане на оригинални резервни части.

На фона на разширяващия се бизнес "Силвър Стар Моторс" започва да търси начини как да подобри процесите си и да повиши ефективността си. В тази връзка организацията се насочва към софтуер за управление на бизнеса, като избира ERP системата Microsoft Dynamics 365 Business Central. Самата интеграция на решението се реализира в партньорство със софтуерната компания "Тим Вижън България".

"В началото на дейността ни като компания в "Силвър Стар" използвахме външни доставчици на цялостни ИТ решения. С разрастването на обхвата на операциите, развитието на продуктовото портфолио и разширяването на базата от клиенти системите трябваше да покрият целия обем от информация и функционалности. С цел оптимизиране на процесите и повишаване на ефективността взехме решение управлението на ИТ услугите да се прави с вътрешен ресурс и това доведе до необходимостта от имплементиране на ново ERP решение", споделя Ролф-Юрген Заерле, главен изпълнителен директор на "Силвър Стар Моторс".

Изпълнение на проекта
Проектът се реализира за сравнително кратко време, като работата по него стартира през юни 2019 с предварително обучение на ключовите потребители в компанията, които отговарят за въвеждането на данните и администрирането им. До края на октомври миналата година новото ERP решение вече е било имплементирано спрямо специфичните нужди и ежедневните задачи в организацията. Впоследствие в края на 2019 - малко преди системата да бъде стартирана - е било проведено и разширено обучение за всички служители, което да ги запознае с нейните функционалности, особености и начин на работа.

"Стартирахме в продуктивна среда от януари 2020. Разбира се, оттогава насам последваха промени и процес на адаптация и коригиране на работните модули", изтъква изпълнителният директор на компанията. Той допълва, че проектът е бил завършен преди обявяването на извънредното положение и развитието на епидемиологичната обстановка в страната, което е позволило на "Силвър Стар Моторс" по-лесно да се адаптира към новите условия. Служителите спокойно са преминали към работа у дома, като са продължили да имат непрекъснат достъп до системите и безпроблемно да изпълняват ежедневните си задачи във фирмата.

Едновременно с внедряването на Dynamics 365 Business Central в рамките на проекта се осъществява и цялостна интеграция на системата със специализиран софтуер за управление на дилърства. Това позволява на двете решения да обменят данни и да работят в единна мрежа. "Насочихме се към Dynamics 365 поради наличността на локален партньор с опит в интегрирането на такъв тип решение към системата за управление на дилърства - AutoMaster, която ползваме в нашите бизнес процеси. Предизвикателство бе интегрирането на двете системи в обща екосистема. Това не е еднократен процес, а жив организъм, ако мога така да го нарека, който има своите специфики и нужда от наблюдение и адаптиране. Именно тук идва важната роля на нашия екип от ИТ професионалисти, които следят на ежедневна база работните процеси и заедно с партньорите ни от "Тим Вижън България" и AutoMaster предприемат нужните коригиращи мерки", разкрива Заерле.

Възможностите на системата
Основната цел на софтуерното решение е гарантиране на нужната на компанията висока степен на автоматизация на дейностите по управление на счетоводството и финансите; стандартизиране на бизнес процесите; както и единен поглед към цялостното функциониране на организацията. "Екипът на "Силвър Стар" работи с модулите за управление на вземания и задължения, както и създаването на корпоративни отчети и анализи. Вземането на правилните бизнес решения зависи от навременния и точен анализ на събраните данни. Затова за нас тази функционалност е ключова", посочва изпълнителният директор.

В допълнение опциите на новата ERP система дават възможност за въвеждането на известна степен на персонализация спрямо нуждите на всеки потребител. Тази индивидуализация подпомага дейността на служителите, а също така им позволява да моделират системата по свой начин с функциите, които са им необходими в ежедневната работа.

Предизвикателства при внедряването
По думите на Заерле по време на реализирането на проекта компанията се е сблъскала с три основни предизвикателства. На първо място, той отбелязва краткото време, което е било заложено първоначално като срок за внедряване на новото решение. Експертът подчертава, че средата, в която работи фирмата, е изключително динамична, предлагат се премиум продукти и премиум обслужване и всяко евентуално забавяне или отлагане е недопустимо.

"Второто, както вече споменах, бе създаването на обща работеща среда между двете решения - новата ERP система и тази за управление на дилърствата - AutoMaster. И третото бе процесът на обучение и адаптация на екипа към новата платформа. Както всяко ново нещо и това изискваше допълнителен човешки ресурс и време, за да може след това работният процес да се случва по-ефективно и в помощ на служителите", коментира Заерле.

В крайна сметка проектът е реализиран успешно и в срок, а новата система цялостно улеснява дейността на "Силвър Стар Моторс" и допринася за още по-интензивното развитие на компанията. Към момента тя използва в оптимална степен функционалностите и възможностите на ERP системата, но според изпълнителния директор при разработването на бъдещи проекти и при разрастване на бизнеса и продуктовата гама биха могли да я надградят.

X