Проекти

"Гопет Транс" управлява бизнес процесите с нова система

Майя Бойчева-Манолчева

От миналата година "Гопет Транс" управлява бизнеса си с нова система - CarLo на Soloplan. С нейна помощ транспортно-логистичната компания дигитализира дейността си и автоматизира най-важните си процеси. Почти всички офиси на "Гопет Транс" вече използват новото решение, а плановете ѝ до края на годината включват още нови интеграции.

Началото
Няколко са причините, които стоят в основата на преминаването на "Гопет Транс" към CarLo. На първо място, нуждата от модерна платформа, която да катализира растежа на компанията в следващия етап от развитие чрез по-добра ефикасност. Старият софтуер, проектиран за компанията, не покрива един основните ѝ бизнес процеси - планирането на камионите. "Точно този аспект на нашия бизнес, който е и най-важен, не беше обхванат. Търсихме система, с която да имаме по-добра видимост върху процесите във фирмата и върху това как те се изпълняват. Трябваше ни инструмент, с който да можем да измерваме по-добре работата на офисите ни, отделите и дори потребителите", разказва Иван Такев, главен информационен директор на "Гопет Транс".

Другата причина, която подтиква към това решение, е нуждата от дигитализация и свързаност към различните системи на клиентите и доставчиците и към вътрешните системи на организацията.

Решението
Спират се на CarLo, тъй като по думите на Иван Такев софтуерът е в постоянно развитие от цялата общност, която го използва, а това дава достъп и до добри идеи и добри практики, резултат от интеграциите, извършени от други фирми.

"Искахме да имаме модерна платформа, която да позволява свързаност с различни системи - и на нашите подизпълнители като превозвачите, и на нашите клиенти, чиито системи са най-разнообразни. Имахме категорична нужда целият процес да се подобри и заявките да се автоматизират. Тоест, когато клиент изпрати заявка, тя автоматично да влезе в нашата система, където да започне обработката ѝ", обяснява Такев. Към това се добавя и целта да се подобри видимостта на процесите. "Дори малка част от процеса да не присъства в дигитална форма, се получава т.нар. тъмно място, което пък пречи да се анализират проблемите и резултатите."
Над две години продължава процесът на цялостното внедряване на софтуера, като за този период се преминава през различни фази, докато се достигне до момента, в който продуктът се използва на ежедневна база от фирмата и нейните служители.

В началото на проекта са анализирани дейностите на компанията. Оказва се, че част от процесите, които искат да бъдат включени, до този момент не са били изпълнявани от софтуер, което налага дигитализацията им. Тази фаза отнема доста време и фактически върви паралелно с внедряването до края на проекта.

Другият проблем, с който се сблъскват, е необходимостта от проверка за съответствие на софтуера (който е с германски произход) със законодателството на България и на всички държави, в които има офиси компанията. "Всяка държава има своите изисквания, когато става дума за издаване на счетоводни документи като фактури, кредитни и дебитни известия и други, и да се уверим, че софтуерът отговаря на регулаторните изисквания на отделните държави, беше нелеко начинание", обяснява Такев.

По думите му пандемията не е оказала съществено влияние върху изпълнението на проекта, тъй като в по-голямата си част той е внедрен преди началото ѝ. От друга страна, безспорен е фактът, че пандемията е ускорила нуждата от свързаност с различните платформи, което означава, че проектът е реализиран точно навреме.

Системата обхваща всички основни процеси на компанията. На първо място е процесът по управление на заявките. След него се нарежда и процесът по планиране, който изисква наличност на всички данни за клиента и неговите пратки и потребителите. "Когато имат тези данни, нашите спедитори успяват да подберат точната пратка за съответния камион, който ще реализира транспорта. Точно тук е и най-голямата сила на системата, която предоставя много инструменти, с помощта на които могат да се взимат максимално точни и информирани решения", разказва Такев.


"Гопет Транс" управлява бизнес процесите с нова система


Системата обхваща и процеса за обработка на документите - от документите, прилежащи към транспорта, до фактуриране и извършване на плащания, като чисто счетоводната дейност е изнесена в друга програма. Интегрирана е с разнообразни системи, включително с платформата за проследяване project44, със системи за транспортни борси, с други вътрешни системи като счетоводната и такива, които обслужват специфична част от бизнеса.

Използва традиционния модел клиент-сървър, поради което core мрежата на компанията е обновена и работи на 10 Gbps.

Софтуерът се развива активно от производителя, което дава възможност няколко пъти в годината да бъде обновяван и при всяко обновяване да има достъп до нови версии и функционалности.

Ползи
"Доста е трудно да се оцени обективно ползата от една такава система, тъй като има много фактори, които влияят на резултатите на фирмата и на отделите ѝ. Пазарът постоянно се мени и се оформя спрямо икономическата ситуация и другите параметри. Ковид кризата също доведе до доста аномалии във всички пазари. Така че при промяна в резултатите нагоре или надолу е много трудно да бъде оценен приносът на нашата система. Но чисто субективно имаме доста причини да се гордеем с това внедряване. Една от големите ни болки, свързани със старата система, беше липсата на достатъчно сечения и детайлност при анализ на данните. При новата система можем да изваждаме справки по какъвто модел и в каквото сечение ние преценим. Което пък дава една огромна свобода да се анализират резултатите и данните по необходимите начини. Тоест ние вече много бързо можем да проследяваме представянето на отделите и офисите ни", коментира Иван Такев.

В момента системата обхваща почти всички офиси - в София, Букурещ (Румъния), Лодз (Полша), Атина (Гърция) и Истанбул (Турция). Предстои да бъде включен и испанският офис.

Планове
Плановете за развитие на компанията до края на годината вървят паралелно в няколко посоки. На първо място предстои да бъдат обучени всички служители с цел да могат да се възползват от множеството функционалности на новата програма. От друга страна, предстои да се увеличи броят на интеграциите с външни платформи, включително за управление на транспорта, за търговия и т.н.

Топ технологиите в сектора
Според Иван Такев, въпреки че секторът възприема бавно иновациите, доста нови технологии могат да намерят приложение в него. "Ясно е, че заради все по-трудното намиране на шофьори бъдещето е в камионите, които сами се управляват. Но тук има доста път да се извърви. Регулаторно няма яснота кога тази технология ще бъде разрешена за ползване. Има и редица други съображения, които все още не могат да бъдат преодолени - и чисто технически, и различни етични казуси, които трябва да бъдат решени, преди една такава самоуправляваща се машина да бъде пусната", коментира той.

Другата тенденция, която според него се наблюдава, е навлизането на блокчейн технологиите в логистиката. "В блокчейн много лесно може да бъде проследена една транзакция. Веднъж записана, информацията е много трудно или почти невъзможно да бъде променена, което е предпоставка за една много ефективна система за проследяване и прозрачност при доставките. Очакванията ми са, че в един момент на много от участниците във веригите за доставки ще им се наложи да се включат по един или друг начин в логистичен блокчейн", категоричен е Иван Такев.

X