Сигурност

Стратегически план за оценка на КИС

CIO Media

Във всяка организация отговорни за планирането и развитието на комуникационните и информационните системи (КИС) са структурите по КИС, като в това число поставяме и тези на Министерството на отбраната и Българската армия. Това се осъществява чрез адекватно планиране от ръководните органи на стратегическо ниво и последователно доразвиване на този процес на оперативно и тактическо ниво.

Мисия, визия и цели в стратегическия план за оценка на КИС

В основата на всяко планиране стои ясното формулиране на "Мисията" на дадената организация. Мисията по КИС може да дефинираме като: Развитие и модернизация на съществуващата КИС чрез внедряване на модерни технологични решения в съответствие с приети стандарти за съвместимост и посредством изпълнение на различни инвестиционни проекти в тази сфера.

Всяка организация в съответствие с мисията дефинира и своята "Визия", която за КИС можем да определим като: Постигане на оперативна и технологична съвместимост на КИС на организационно/национално ниво и в по-широк/многонационален коалиционен формат чрез целево финансиране и централизиран процес на управление. Това ще осигури обмена на информация между пространствено и организационно отдалечени потребители на принципа навсякъде, по всяко време, независимо между кого.

Много показателно за нивото на компетентност и амбиция на управленския състав на една организация е ясното, кратко и изпълнено с послание формулиране на мисията и визията на организацията. Не са нужни страници описание на това къде мениджърският състав вижда организацията в бъдещето или по какъв начин да стигне дотам. Силата на лидера се проявява в това дали посланието, което отправя, ще бъде разбрано и прието от тези, които ще го претворят в дело, а не в това да обърка всички и служители и клиенти.

За да се изпълни визията и за да се постигне начертаното от мисията за КИС, е необходимо на всички нива в организационно отношение да се осъществи процесът на всеобхватно планиране на действия, налични ресурси и в съответствие с подредените приоритети. Това не би могло да се осъществи в пълен аспект, ако в процеса на стратегическо планиране, на основата на визията и в съответствие с мисията, не бъдат дефинирани

"Стратегическите цели" на организацията. За структурите по КИС в Министерството на отбраната тези цели може да формулираме като:
  1. Осигуряване на изпълнението на конституционните задължения на въоръжените сили и осигуряване на адекватен принос за съюзническите операции;
  2. Разработване на интегрирана система за ефективно управление на отбраната под непрекъснат граждански контрол, с потенциал за гъвкавост, планиране и ефективност на реакцията;
  3. Поддържане и развитие на съществуващите способности на КИС, изграждане на нови способности и създаване на условия за развитие на въоръжените сили;
  4. Постигане на баланс между необходими способности и налични ресурси.
След дефиниране на стратегическите цели от особена важност е ясното им представяне пред основните "Заинтересовани страни" или тези, от които зависи прякото финансиране на проектите на организацията. "Изграждането на взаимоотношения със заинтересованите страни осигурява истински цикъл на обратна връзка в екосистемата, което подобрява нейните продукти, операции и идеи." Това на практика не би било възможно, ако преди това няма ясно разбиране кои всъщност са тези основни заинтересовани страни. Понякога се наблюдава липса на разграничение между тях и ръководните органи в организациите.

На следващия етап в процеса на планиране е нужно да се определят преките "Потребители" или тези, които ще се възползват от крайните продукти при реализацията на проектите. Всеки потребител има своята специфика на потребности, възможности и очаквания. Работата с потребителите трябва да е подчинена на една определена цел и тя е да се формулират "Основните предизвикателства", които следва да се преодолеят чрез реализацията на конкретните проекти. Тук правим уговорката, че предизвикателствата са сбор от тези на потребителите и тези, които са елемент от екосистемата на самата организация. Няколко са основните предизвикателства пред структурите по КИС, които се очертават и които можем да формулираме като: (1) Недостатъчни финансови ресурси за КИС; (2) Недостиг на квалифициран IT персонал; (3) Значителна част от остаряла материална база; (4) Непълно покритие с IT услуги.

Тези предизвикателства са пряко свързани с процесите, които текат във всяка организация по време на развитието й. Недостигът на финансиране води до забавяне или отлагане на основни IT проекти, а това от своя страна води до намаляване на способности. Липсата или недостигът на IT специалисти пряко касае поддръжката и развитието на КИС. Старите технологии са несъвместими с новите системи и с тези на партньорските организации, а непълното покритие на КИС услугите над отделни структури и служители е една от основните причини за ниска ефективност на управление в организацията.

Подцели и показатели на планирането

Стратегическата среда и непрекъснатата динамика поставят изключително високи изисквания към организациите и съответно към способностите на техните КИС. За да отговори на това предизвикателство, дадената структура по КИС следва да управлява процесите на разработване, модернизация и придобиване на КИС, като балансира между нуждите и наличните ресурси. По време на това от първостепенно значение е да се запази фокусът и ако е необходимо, да се коригира посоката на усилията в организацията в съответствие със стратегическата мисия и цели. Това може да се управлява само чрез един холистичен подход за оценка и измерване на различни мерки, свързани със стратегическите "Подцели", които трябва да бъдат постигнати по пътя към постигане на основните стратегически цели и които са следващият елемент на стратегическия ни план за оценка на КИС.

Разработването на Стратегически план за оценка на КИС, с ясно формулирани стратегически подцели и използване на набор от точни, уместни и конкретни "Показатели" за измерване или оценка на представянето, ще помогне на висшите ръководители да вземат по-добри решения за бъдещите усилия на дадената организация. Показателите се обединяват в "Система за измерване на организационното представяне" и са следващата фаза на плана. Така стратегическият план ще помогне да се идентифицират методите за подобряване ефективността и стратегическата комуникация на организацията със заинтересованите страни и с държавните и други органи. Ако по някаква причина структурата по КИС не въведе "Система за измерване на организационното представяне", усилията за разработване на КИС ще бъдат погрешно насочени и вероятността от неправилно разпределение и неподходящо изразходване на бюджетни средства ще бъде огромна. КИС ще остане в постоянно състояние никога да не покрива изискванията на потребителите и никога да не постига стратегическите цели.

Перспективи и измерване в плана

Измерването на организационното представяне е значително нов метод за структурите по КИС. Имплементирането му при разработването на Стратегически план за оценка на КИС може да бъде подкрепено от основните заинтересовани страни, тъй като това ще им даде обща оперативна картина за нивото на способностите и развитието на КИС. От друга страна, някои ръководни служители в самата организация, които не са наясно с ползите от измерването на представянето, могат да се противопоставят на такъв план. "Някои мениджъри виждат фокуса върху измерването на представянето като заобикаляне на собствения им контрол или гъвкавост, докато други се опасяват, че резултатите от представянето могат да се използват по-скоро като оръжие, отколкото като начин за подобряване на вземането на решения."

Стратегическият план за оценка на КИС трябва да бъде развит по всяка една стратегическа цел, а за да се определи като всеобхватен при планирането следва подцелите да се формулират през призмата на четири основни перспективи: Потребителска, Вътрешни процеси, Организационни способности и Финансова. Как и по какъв начин ще се формулират в плана е решение на структурата по КИС, но това е в пряка зависимост от визията на организацията за развитието на КИС. Можем да развием като пример стратегическа цел №3 и да формулираме четирите подцели, подчинени на нашата визия, в пряка зависимост от основните предизвикателства и съответно през погледа от всяка перспектива: (А) Увеличение на организационните елементи с пълно покритие на КИС услугите до 2025 година; (Б) Намаляване на разходите за поддръжка на КИС с 10% до 2025 година; (В) Увеличение на гарантираната скорост на предаване на данни между опорните центрове в организацията на до 100 Mbps до 2025 година; (Г) Намаляване на средното време за възстановяване на услугите на до 2 часа до 2025 година.

Когато вече сме изяснили в своя стратегически план нашите подцели и сме наясно с връзките помежду им, в последния етап на планирането остава само да ги противопоставим на конкретни и ясни инициативи и да определим съответните показатели за оценка на представянето. Инициативите всъщност са различните проекти за модернизация на КИС, а показателите следва да са относими, конкретни и измерими към всяка подцел. Така се формира "Системата за измерване на организационното представяне", което е основната идея за разработването на стратегическия план за оценка на КИС на организацията.

Като всяко друго планиране и това следва да завършва с анализ и доклад. Без да се направи това, всякакви планове, мерки и показатели си остават автоматичен сбор от данни без ясна идея за какво ще послужат. Когато се извършва периодичен анализ на показателите, в плана може да се извършва корекция на подцелите и техните показатели, като за това се залагат механизми за корекция и нива на допустимост и отклонение.
Подп. Емил Цветанов Иванов, Главен експерт в отдел "Информационни технологии", дирекция " Комуникационни и информационни системи", Министерство на отбраната.


X