Софтуер

Внедряването на BPM – ползи и предизвикателства

CIO Media

Въпреки че BPM проектите са свързани с предизвикателства в 95% от случаите те са успешни и според Gartner дават възможност за спестяване на значителни финансови ресурси

Бизнес процесите са в основата на всяка компания и влияят върху развитието и във всички направления - обслужване на клиенти, производителност, конкурентноспособност, финансови резултати. Успехът на всяка организация се определя от това колко добре протичат тези процеси. Ето защо, в много компании внедряването на система за управление на бизнес процесите се разглежда като приоритетен проект. В същото време, стремежът за ограничаване на разходите в условия на криза е причина за отлагането на част от планираните BPM проекти. На този фон основният въпрос, който възниква в много организации е: “Какъв е балансът между ползите и инвестициите в BPM система?”. За всяка компания отговорът е различен, но факторите, които трябва да бъдат отчетени при тази оценка са сходни. Тук ще се спрем на най-важните от тях.

Особености на внедряването

BPM системите се внедряват доста по-бързо отколкото ERP системите например, благодарение на това, че бизнес процесите се автоматизират независимо един от друг. Това дава възможност компанията да автоматизира доста бързо основните си бизнес процеси – сроковете варират от няколко дни до 3-4 месеца.

Обикновено автоматизацията на бизнес процесите се извършва след създаване и утвърждаване на техническо задание. В някои случаи обаче, промените в бизнеса протичат доста бързо и се налага да се ползват не толкова формализирани подходи. Например прилагат се подходите на екстремното програмиране – потребителите заедно с консултанта по внедряването настройват системата самостоятелно, привличайки ИТ специалисти само за решаването на интеграционни задачи. Този подход съкращава значително сроковете за внедряване.


Разбира се, внедряването на BPM е свързано с някои типични предизвикателства. Един основен проблем е съгласуването на мненията на всички, които имат отношение към даден бизнес процес. В много случаи този етап отнема повече време отколкото самата автоматизация на процеса. Втори проблем, който може да възникне при внедряването на BPM система е необходимостта да се осигури съвместимост със съществуващи приложения от различни доставчици. Както и в предишния случай, времето за интеграция може да се окаже по-дълго от времето за самата автоматизация.


Внедряването на BPM – ползи и предизвикателства

© CIO Media, Cio.bg


Основните разходи

Типичният BPM проект изисква закупуването на лиценз, обучение на персонала и наемането на външни консултанти. Както при други софтуерни платформи, има много различни видове лицензи: за цялата фирма, на процесор, на процес, на разработчик, на потребител и т.н. Като цяло, инвестициите необходими за интеграцията на BPM системата в информационната среда на компанията зависят най-вече от обхванатите процеси и от броя на клиентските работни места. Все пак при оценката на разходите за планирания BPM проект не пропускайте да предвидите следните разходи:

  • За закупуване на лицензи и създаване на среди за разработване, за тестване и за производство

  • За допълнителни лицензи за приложения и сървър база данни

  • За персонал, който да поддържа сървърите

  • Вътрешни разходи за прякото участие на бизнес потребителите в моделиране на процесите, дефиниране на правила, проектиране на потребителски интерфейс, тестване и пускане в експлоатация

  • Разходи по управление на промените и обучение.

Напоследък се предлага и използване на BPM платформа като облачна услуга. Проучване на Gartner през 2010 г. констатира, че 13% от компаниите реализирали BPM внедрявания, считат че решенията от тип BPM PaaS са важна технологична възможност в областта на управлението на бизнес процесите.

Ефект от внедряването

Според оценките на Gartner, внедряването на BPM система дава възможност за спестяване на значителни финансови ресурси. Проучване, проведено от изследователската компания през миналата година сочи, че проектите за внедряване на BPM в 95% от анкетираните са успешни, като средната възвръщаемост на инвестициите е 15%, а при 55% от респондентите спестените благодарение на системата средства са между $100 хил. и $ 500 хил.

Предимства

Основна полза от внедряването на система за управление на бизнес процесите е, че компанията започва да работи по ясно зададен алгоритъм, повишава се дисциплината на изпълнение и организацията се превръща в добре настроен механизъм. Въвеждането на BPM ускорява бизнес процесите и създава основа за използване на нови опримални практики и бенчмаркинг. Компонентите на BPM решението, които допринасят за това са:

  • консолидация на информацията от различни приложения и хранилища за данни в една система, даваща възможност за удобно разглеждане и анализи

  • финансови приложения за бюджетиране, планиране, моделиране и анализ с ефективна функционалност

  • единна система за управление, обединяваща усилията на всички специалисти по планиране и прогнозиране

  • значително съкращаване на времето, необходимо за събиране на данни от дъщерни предприятия и филиали

  • по-пълна представа за дейността на компанията, благодарение на възможността да бъдат следени голям брой различни показатели.

В заключение

Задачата за внедряване на BPM решение е актуална за много компании, тъй като в сегашната икономическа среда се налага бизнес процесите на компаниите често да бъдат променяни и именно BPMS е средството което може да осигури необходимото ниво на оперативна ефективност. За да постигнете максимални резултати от BPM системата, трябва да подберете правилните процеси за автоматизация, да съберете правилния екип, да не изпускате от поглед постигането на бизнес целите, да се стремите към постигането на повече положителни резултати и по-активно участие на потребителите.


X