Софтуер

„Български пощи“ ЕАД“ оптимизира управлението на активи със специализиран софтуер

CIO Media



Бисер Пачев, директор Дирекция „Координация
на проекти и международна дейност”

Български пощи” ЕАД е основен пощенски оператор, който чрез мрежата си от 2981 пощенски станции на територията на цялата страна предоставя на своите клиенти богато разнообразие от пощенски и търговски услуги, включително и извършване на парични преводи между физически и юридически лица чрез различни платежни канали.

Дружеството полага усилия за оптимизиране на информационните си системи, унифициране на предоставяните услуги, възможност за въвеждане на нови такива за предоставяне на по-конкурентни, бързи и качествени услуги на своите клиенти:

  • Универсални и неуниверсални пощенски услуги;

  • Парични преводи;

  • Хибридна поща, митническо обслужване;

  • Търговска дейност;

  • Заплащане на битови сметки и задължения към мобилни оператори;

  • Регистриране на предплатени карти на мобилните оператори;

  • Други услуги.

Проектът

В съответствие с добрите световни практики за ефективно и прозрачно централизирано управление на собственост е реализиран проект „Доставка и внедряване на софтуерна система за управление на недвижимата собственост на „Български пощи“ ЕАД“. Проектът е насочен към модернизиране на работата по обслужване на имотната инфраструктура на дружеството, така че да се подпомогне и подобри процеса по управление на собствеността.

Цели

В този контекст, основната цел на проекта е изграждане на съвременна информационна система, която посредством централизирана геобаза данни и единен електронен регистър улеснява процесите по въвеждане, обработка и извличане на информация, свързана с недвижимите имоти на дружеството. Стремежът на „Български пощи“ е по този начин да постигне оптимизация на дейностите по управление на своите активи, както на регионално, така и на местно ниво. Другият основен фокус на проекта е подобряване на отчетността и контрола при управление на притежаваната собственост, което от своя страна да рефлектира и в предоставянето на по-качествени услуги.

Системата

За изпълнител на проекта беше избрана фирма ЕСРИ България, която достави и внедри софтуерната система за управление на недвижимата собственост на Български пощи. Системата е разработена на база световно утвърдени ГИС технологични решения. Тя е централизирана и осигурява многопотребителски онлайн достъп. В съответствие с нуждите на пощенския оператор, системата позволява бързо и лесно въвеждане, обработка, поддържане, търсене и извличане на информация за собствеността на Български пощи, включително свързаните документи – актове, договори, скици и др. Тя подпомага целия цикъл по управление активите на дружеството и всички свързани с това услуги от момента на възникване на имота, развитие, поддръжка, породени задължения, до тяхното обработване и отчитане.

Обемът на данните, с които се работи е наистина голям. Системата включва информация за повече от 2200 обекта на територията на цялата страна, за които се поддържа пълна паспортизация. За всеки един от недвижимите имоти може да се въвежда, както основна информация за идентификация, местоположение, предназначение, описание и вид на имота, така и детайли за данъчната оценка, разпоредителни дейности и много други. Системата поддържа още подробна информация за всички договори за наем на имотите и промени, свързани с извършвани ремонти и подобрения.

За улеснение на работата с тази голяма по обем информация, системата предлага възможност за бързо извършване на справки в данните за имотите, стопанисвани от Български пощи. Тя разполага също така с функционалност за управление на достъпа и защита от неоторизирано ползване на данни, осигуряваща съответното ниво на достъп до функциите и данните в регистъра.

Ключов фактор за успешното прилагане на системата е подготовката за работа с нея. В тази връзка, ЕСРИ България проведе обучения на служителите на Български пощи за придобиване на необходимите практически умения за работа със софтуера. В случая наличието на добре обучени служители е съществено за коректното въвеждане и обработка на информация в системата и е предпоставка за нейното ефективно функциониране.

Ползи

Към момента системата активно се използва от над 15 служители в централното управление и над 20 служители в петте регионални управления на дружеството като подпомага ефективното управление на информацията за недвижимата собственост. Системата е ценен инструмент, който улеснява както служителите в административните отдели в ежедневните им дейности по разпореждане с имотите, така и ръководството при изготвяне и прилагане на дългосрочна стратегия за управление на недвижимостите на дружеството. Сред основните ползи, които следва да подчертаем са:

  • Търсене и извличане на информация за имотите на Български пощи ЕАД в реално време;

  • Автоматизирано и улеснено съхранение на информацията за недвижимите имоти и собствеността;

  • Подобряване на отчетността и контрола;

  • Поддържане на централизирана и единна база от данни за всички промени в имотите;

  • Възможност за бързо и ефективно извършване на справки и отчети

  • Сигурност на информацията и работата с нея

  • Множество справки и отчети

  • Постигане на ефикасност

  • Намаляване на разходите

  • Подобряване на обслужването

  • Улесняване на комуникацията

  • Моделиране и следване на оперативни правила



„Български пощи“ ЕАД“ оптимизира управлението на активи със специализиран софтуер

© CIO Media, Cio.bg


Този проект е допълнение към извършваната през годините „Български пощи“ модернизира своята информационна инфраструктура с най-съвременни системи и решения, за да отговаря на потребностите на своите клиенти и добавя нови актуални услуги. Съществуващите информационни системи в дружеството допринасят за ефективното изпълнение на задачите на служителите, като в същото време позволяват постигане на ефективност и ефикасност при управлението и контрола на средствата, свързани с осъществяване на дейностите по възложителство. Основно предимство е извършването на оперативен контрол в реално време, в следствие на което се намалява значително възможността за допускане на технически грешки. Използваните от „Български пощи“ системи позволяват въвеждане на унифициран модел за обслужване на клиентите, автоматизация и модернизация на обслужването, какъвто е фокусът на дружеството.

Планове за развитие

„Български пощи“ планира реализирането на ИТ проекти за постигане на интегрирано обслужване на клиентите на дружеството на едно работно място. Основната цел е модернизиране на обслужването на гише. Това ще осигури ефективен начин за въвеждане, проследяване и съхраняване на информация за всички услуги от момента на възникване на задължение по тях, до тяхното иницииране, обработване, плащане и отчитане.

В заключение

При работата по проектите на „Български пощи“ от съществено значение е изготвянето на изходно и в последствие техническо задания, адаптирани с вече функциониращата ИТ инфраструктура на дружеството. В същото време създаването на условия за миграция към бъдещи нови версии на виртуалната инфраструктура е сред условията за постигане на стратегически подход в реализирането на ИТ проектите. Също толкова важен момент е и поддръжката на вече внедреното решение, което гарантира постигането на необходимата устойчивост.




X