Софтуер

Инвестицията в облачни решения за управление на бизнеса – инвестиция в бъдещето

CIO Media

Мария Динкова

Концепцията за облака се заражда още в средата на миналия век, но едва преди около 20 години напредъкът на технологиите позволи тя наистина да се развие и да получи широко разпространение. Появата на интернет, изграждането на изключително бързи и мощни устройства вече не само дават възможност на компаниите да използват облачни услуги, но и да създават различни бизнеси в тази нова среда. Това обаче е само началото и без съмнение близкото бъдеще ще принадлежи на облачните решения. Именно и затова въпросите, свързани с предоставяните от тях предимства, с предизвикателствата по пътя на внедряването, с новите тенденции в сферата са особено важни и интересни за бизнеса.

Всъщност възможностите на технологията я превръщат в почти универсална. Тя може да се приложи успешно във всеки сектор на икономиката и във всяка компания, независимо от нейните размери и история. „Все по-лесно този тип решения се възприемат от българския бизнес и се отделят средства в тази посока. Инвестицията в облака сега е инвестиция в бъдещето, защото на принципа на пазарната икономика с нарастването на търсенето се очаква да се повиши и цената“, отбелязва Радослав Вангелов, мениджър „Бизнес развитие“ в Balkan Services. 

Облак vs. инсталации

Едно от основните предимства на облачните системи за управление на бизнеса е фактът, че те дават свобода на фирмите да се посветят изцяло върху своята дейност, без да е необходимо да се „разсейват“ със странични занимания, свързани с поддръжката на вътрешен хардуер, сървърни помещения или центрове за данни. Това на свой ред има сериозно отражение върху разпределението на IT бюджетите и разходите на компаниите.

„Облачната система е фокусирана върху работата, върху бизнеса. Всички други елементи отпадат. Използването й е подобно на ползването на Facebook – необходим е единствено браузър“, обяснява Слави Славов, ръководител на ERP отдел и партньор в Balkan Services. Той допълва, че при облака организациите нямат ангажимент да архивират данни, да обслужват охладителни системи, да се притесняват за прекъсване на захранването или да трябва да предприемат мерки в случай на бедствия.

Освен физическата грижа за хардуера отпада и нуждата от актуализиране на софтуера. При on-premises решенията на определен период трябва да се извършва обновяване на системите към следваща версия, което изисква сериозни усилия, време и инвестиции от страна на компаниите. В истинския облак обаче доставчикът на услугата е този, който трябва да ъпгрейдва системите и да гарантира, че всички потребители работят с една и съща последна версия. „Това също си е включено в цената, няма допълнителни разходи, ако фирмата иска - използва нови функционалности, ако не иска – не използва. Но се работи винаги на последната версия“, уточнява Вангелов. Крайните потребители също печелят, тъй като плавното преминаване към новия интерфейс не създава стрес и дава усещане за постоянно подобряване на услугите.

На фона на все по-честите и сериозни кибератаки фирмите са особено заинтересувани от гарантиране на сигурността на своите системи, а това е далеч по-лесно в облака. „Стабилните облачни системи за управление на бизнеса имат възможно най-високото ниво на сигурност, включително по отношение на достъп, на съхранение на данни, на съответствие с GDPR и т.н. Въпросът за сигурността е много сериозен, защото това, което един голям отбор от специалисти по сигурността, обслужващи центровете за данни на облачния софтуер, могат да направят, много трудно би могло да се постигне в един нормален бизнес. Това са много специалисти, много труд, много концентрация на познания, ежедневна работа, за да се поддържа това ниво на защита. И от тази гледна точка определено смятам, че данните са по-сигурни в облака, отколкото в компаниите. Облачните решения подсигуряват не само защитната стена, а и постоянна репликация на данните, т.е. корпоративните данни никога не са само на едно място. Те се копират поне в още един център за данни паралелно, който е достатъчно далеч, така че, ако нещо стане с първия, другият продължава да работи“, подчертава Славов.

Не може да се говори за сигурност, без да се засегне и темата за европейския регламент за защита на личните данни GDPR. Според експерта облачните услуги без съмнение улесняват спазването на законодателните изисквания, тъй като отговорността на практика е споделена между доставчика и клиента на услугата. Фирмите продължават да бъдат администраторът на личните данни и те трябва да спазват всички процедури, описани в регламента. Но инфраструктурното обезпечение на тези данни се гарантира от съответния доставчик на облачните услуги, т.е. това включва информацията кой служител кога е влизал, какво е въвеждал, какво е редактирал и изтривал, какви справки е генерирал. За сравнение – когато компаниите използват свои инсталации и сървъри, те носят цялата отговорност за всичко и от гледна точка на GDPR те могат да бъдат изправени пред по-сериозни рискове, отколкото в облака.

На следващо място сред предимствата на облачните решения за управление на бизнеса трябва да се спомене тяхната гъвкавост. Те могат много бързо и лесно да бъдат адаптирани към конкретните нужди на всяка компания. Малките стартиращи фирми не трябва да правят големи първоначални инвестиции в хардуер, а плащат само за услугите, които използват. Когато се разраснат, те спокойно могат да добавят нови модули, функционалности и процеси, без да се прекъсва работата и да се променят съществено навиците на потребителите.

Също така с облачните решения бизнесът много по-лесно може да се насочи към нови пазари и държави. „Времето за една такава експанзия е доста съкратено от гледна точка на информационно подсигуряване на бизнеса – в някои случаи става дума за дни вместо за месеци. В крайна сметка това носи по-голяма и по-бърза възвръщаемост на самия клиент. А и повечето облачни решения имат възможността да бъдат използвани на различни езици. В допълнение много по-лесно и бързо може да се прави и експанзия не само навън, а и на същите пазари с нови решения, продукти и услуги“, коментира Вангелов.


Инвестицията в облачни решения за управление на бизнеса – инвестиция в бъдещето

© CIO Media, Cio.bg

На последно място облачните решения за управление на бизнес процеси не изискват от компаниите да поддържат големи екипи от ИТ специалисти. Това е особено полезно за по-малките организации, които не разполагат с големи ресурси и за които би било финансова тежест да намерят и задържат подходящите кадри. При по-големите фирми, от друга страна, това ще позволи на ИТ отдела да се фокусира повече върху бизнес процесите вместо върху поддръжката на сървърите. Експертите от Balkan Services са убедени, че облачните системи няма да доведат до премахването на ИТ позициите в компаниите, тъй като техните задължения са доста обширни и не се свеждат единствено до поддържане на хардуера и софтуера.

Първи стъпки в облачните решения за управление на бизнеса

Внедряването на една система е продължителен процес, който започва още с първата среща между клиента и доставчика на облачни услуги. Затова на първо място е важно двете страни да определят кои са най-важните бизнес проблеми, които компанията се опитва да разреши, и кои са основните бизнес ползи, които ще бъдат реализирани. „Клиентите много често или не са сигурни каква точно система им трябва, или си мислят, че знаят какво искат, и след няколко разговора осъзнават, че нуждата им е различна. Ние първо се опитваме да разберем „голямата болка“ на клиента, за да преценим чрез какъв тип система тя може да бъде посрещната. Така че нашата работа започва много отрано, за да дефинираме какъв е проблемът, да видим какви са вариантите за решение, да предложим различни варианти – защото обикновено един проблем има няколко начина за решаване. Включително може да се окаже, че са необходими няколко системи и те може заедно или последователно да бъдат внедрени“, разказва Славов.

На следващо място трябва да се дефинира обхватът на конкретното внедряване. Определя се какви модули и функционалности ще се използват, дали внедряването ще се осъществи поетапно или наведнъж, дали ще обхване само една държава или само една бизнес линия във всички държави и т.н. Славов уточнява, че не съществува универсално правило, а всеки проект е индивидуален и зависи от начина на работа и проблемите, с които се сблъсква конкретната организация.

„Нашата услуга започва още от търговския процес. Доброто проучване, правилно зададените въпроси и внимателното изслушване на клиента от страна на търговския ни екип дават началото на пътя, който предстои да извървим заедно. Задачата е да се идентифицират проблемите и да се стигне до смисленото им решение – от техническа и икономическа гледна точка. Това е и нашето кредо – да решаваме проблеми, да създаваме възможности, а не да продаваме конкретно нещо“, споделя Славов.

Предизвикателствата по пътя към успеха

По пътя към успешното внедряване на облачни ERP решения обаче има редица предизвикателства, за които организациите трябва да внимават. Вангелов изтъква, че особено важно за компаниите е да имат ясна представа за инвестицията, която трябва да направят, и за възвръщаемостта, която ще получат от нея. Трудността при преценката идва от факта, че при сравнението между облака и инсталациите не се съпоставят две конкретни числа – абонаменти срещу лицензи, а набор от елементи. Всъщност абонаментът за облака включва всички съпътстващи разходи, които в случая на инсталациите трябва да бъдат направени отделно.

„Голямото предизвикателство в този процес е да може потенциалният клиент да си представи какво ще му се случи по време на самото внедряване и след стартиране на използването на системата. Крайната цел е оптимизация или автоматизация на неговия бизнес, или и двете, взети заедно, което обикновено се получава. В крайна сметка му е трудно да оцени в началото какви ще са измеримите и неизмеримите ползи от системата, както и да си представи каква трябва да е неговата инвестиция, по какъв начин той сам или с наша помощ може да изчисли нейната стойност и възвръщаемостта впоследствие. Все още голяма част от българските фирми гледат на информационните технологии като на необходимото зло, на необходимия разход. Това, което мога да кажа, е, че е по-скоро необходимата инвестиция, защото това в крайна сметка им носи печалба“, споделя Вангелов.


Инвестицията в облачни решения за управление на бизнеса – инвестиция в бъдещето

© CIO Media, Cio.bg

Друго важно предизвикателство пред компаниите е свързано с осъзнаването на тяхната роля в целия проект по внедряване. „Това е един от най-основните фактори за успешността на проекта“, констатира Славов. Колкото по-силен ангажимент има от страна на клиента, колкото повече ключови потребители са обхванати, колкото по-силно е участието на топ мениджмънта, толкова по-добри са крайните резултати. Това обаче невинаги е лесна задача в дългосрочен план. В един процес по внедряване, който продължава месеци, това означава определени служители на ключови позиции да могат да отделят от времето си и да преструктурират ежедневната си програма, за да се запознават със системата и с плановете за нейното развитие. Усилията обаче винаги си струват, тъй като те гарантират ефективна комуникация и бързо взимане на важни решения. 

Тенденциите в облачните решения

Изборите, които бизнесът прави днес, ще определят неговото развитие в бъдеще, а познаването на тенденциите е своеобразна гаранция за успех. Вече облакът не е нова технология, той се превръща в ежедневие за компаниите. Това се осъзнава и от голяма част от производители на бизнес софтуер, които влагат все повече инвестиции и усилия в тази посока. „От няколко години фокусът на целия ИТ сектор е насочен към облака. Това се отнася не само за системите за управление, но и за поддръжка на бизнеса със стандартни решения като офис пакетите“, разкрива Славов.

Същевременно Вангелов очаква в световен мащаб да се появят нови нишови решения на пазара, защото бизнесът става все по-разнообразен. В тази връзка ще нарастват и инвестициите в облачни решения на големите компании, включително и в закупуване на готови подобни решения. Двамата специалисти от Balkan Services обаче са убедени, че следващата голяма крачка при облачните системи ще бъде използването на изкуствен интелект, макар че към момента не може да се предвиди в какви точно посока и мащаб ще се развие комбинацията на тези две технологии.


Със съдействието на Balkan Services


X