Софтуер

5 опции, които да търсим в софтуера за обработка на краткосрочни задължения

Мария Динкова

Обработването на краткосрочните задължения често означава данните да се въвеждат ръчно и работните процеси да не са достатъчно ефективни. Това на свой ред забавя бизнеса, налага извънредни часове за служителите и пречи да се създадат стабилни отношения с доставчиците, пише IT Brief.

Софтуерът за автоматизация на краткосрочните задължения може до голяма степен да улесни процеса, да спечели време и да осигури възможности за компаниите да спестят средства. Всъщност основната идея на подобни решения е да рационализират обработката на фактурите в организациите.

Чрез софтуер за събиране на данните, компаниите могат да изпращат дигиталните и сканираните фактурите към една централна локация, да извличат ключовите данни автоматично и впоследствие да се обработват.

Автоматизираните работни процеси могат да се приложат и за свързването на фактурите с поръчките. След това те могат дат бъдат изпратени за валидиране и съответно след одобрение, да бъдат платени.

Тези проверки обикновено се прилагат спрямо предварително зададени от бизнеса правила, като лимити за автоматични плащания. В допълнение това ще предотврати случаите, в които организациите плащат една фактура два пъти.

Ето кои са петте основни характеристики, които компаниите трябва да търсят в софтуера за автоматизиране на краткосрочните задължения:

1. Дигитални документи и разпознаване на информацията
Софтуерът за автоматизация на краткосрочните задължения трябва да може да консолидира всички фактури, независимо от техния произход, включително хартиени и електронни. Също така той трябва да може автоматично да идентифицира и разпознава ключови данни за обработка.

Извличането на важната информация като номер на покупката, вид фактура, количество, срок на плащане, детайли за доставчика и т.н. е важна функционалност. Подобна опция не само ще спести часове от въвеждане на данни, но също така ще намали грешките, които се допускат при ръчна обработка. В тази връзка софтуерът трябва да разполага с възможност за разпознаване на данните в дигитални документи, а също така и за оптично разпознаване на символи.

2. Автоматизирани процеси
Най-добрите софтуери за автоматизиране на краткосрочните задължения осигуряват гъвкави и адаптируеми процеси, които да отговарят на нуждите на бизнеса.

Това може да включва всичко от процеси за одобрение на стойностите на фактурите и вида разходи до опции името на доставчика да се свързва с фактурите и поръчките. Освен това интересна функционалност е възможността да се идентифицира липсва документация или да се маркират необичайните събития.

3. Бързи плащания
Решенията за автоматизиране на краткосрочните задължения трябва да бъде интегрирани с ERP системите, така че компаниите да могат да намалят ръчния труд и да ускорят процеса на обработка. По този начин ще се плаща по-бързо на доставчиците и организациите ще могат да се възползват от отстъпки за ранни транзакции и да създадат по-силни връзки с партньорите.

Това ще постави бизнеса в по-добра позиция, ако в даден момент се наложи плащанията да бъде отложени във времето. Не на последно място ще се осигури и възможност за договарянето на по-добри сделки в бъдеще.

4. Видимост на данни и анализи
Добрите решения за обработка на краткосрочните задължения ще осигурят на бизнеса видимост и точна информация. Като се анализират данните от фактурите ще може лесно да се определи колко харчи организацията, за какво точно и с кои доставчици.

Това може да създаде и по-добри условия за сключването на сделки с важни доставчици, а също така да помогне да се прецени къде бизнесът може да спести чрез консолидиране на покупките или избиране на по-евтин доставчик.

Освен това тази видимост при фактурите може да увеличи значително спестените средства, без да изисква тежки анализи на данни.

5. Сигурност и управление
Когато се сравняват различни типове решения, компанията трябва да търсят сигурни софтуери, които имат защити срещу измами и дават възможност за осъществяване на контрол.

Това трябва да включва статус за видимост на фактурите, разрешения за достъп и подробна история на действията.

Независимо дали бизнесът обработва дузина фактури на седмица или хиляди за месец, правилното решение може да спести много време и средства.

Не на последно място това ще позволи на служителите да допринасят по-пълноценно към работата на компанията. Същевременно финансовите ресурси ще могат да бъдат пренасочени към други дейности, които могат да подпомогнат значителния ръст на бизнеса.

X