Софтуер

10 често срещани грешки, свързани с ERP

CIO Media

От подценяване на бюджета до нежелание бизнес отделът да ръководи проекта - съществуват няколко капана, които ИТ лидерите трябва да избягват при ERP проекти

Нийл Уайнбърг, CIO, САЩ

По всичко си личи, че 2021 г. ще бъде знакова за ERP. Компаниите започват да се съвземат след пандемията, изтупват от праха плановете си за дигитална трансформация, които за известно време бяха оставени настрана, и се заемат настъпателно с възстановяването, преоткриването и преосмислянето на бизнеса си.

"COVID-19 пандемията се превърна в повратна точка за пазара на ERP, казва анализаторът на IDC Мики Норт Рица, като бързо показа на фирмите нуждата от дигитализиране на бизнеса с модерна облачна ERP система."

Предвижда се световният софтуерен пазар на ERP да нарасне с около 7% тази година, като новите инвестиции се дължат на нарастващия темп на внедряване от средни предприятия, особено от такива, които преминават към SaaS базирани ERP системи.

Преди обаче да се захванете с ERP проект, се запознайте с проблемите, с които компаниите преди вас са се сблъскали. По-долу са описани най-често срещаните грешки при първоначалното внедряване на ERP, при обновяване на съществуваща система, преминаване към нов доставчик или мигриране на локална система в облака.

1. Не оставяте бизнес отделите да ръководят проекта
Ако ERP проектът се ръководи от ИТ, то правите грешка. ИТ директорите настояват за обновяване на ERP система, защото текущата версия вече не се поддържа от доставчика или искат да мигрират към SaaS решение, защото то ще намали разходите и нуждата от персонал, ангажиран в контрола и поддръжката на локалния хардуер. Един ERP проект обаче никога не трябва да бъде воден от ИТ, а от бизнеса.

Стратегическата цел на ERP проекта трябва да бъде постигане на иновация, която създава нови източници на приходи за компанията. Това означава включването на бизнес лидерите в ранните етапи на процеса, за да могат да покажат болните места, да подредят приоритетните области, където може да се постигне подобрение на ключови процеси, и да нахвърлят ценни нестандартни идеи. Възможно е ИТ лидерите да не могат да осъществят всички тези идеи, но със сигурност ще могат да изпълнят повечето чрез ERP технология.

"Погрешно е да се мисли, че това е просто поредният ИТ проект. Най-успешните внедрявания са тези, които са неразделна част от по-обширна стратегия за бизнес промяна", казва Марк Вивиан, главен изпълнителен директор в Claremont, MSP доставчик на Oracle.

2. Не отделяте достатъчно време за планиране
Простото преместване на неефективни, сложни процеси на нова платформа, било то локална или облачна, е голяма грешка. ERP проектът означава промяна, оптимизация, автоматизация на бизнес процесите.

Джим Мартиндейл, главен изпълнителен директор на Navint, компания за управление на ИТ услуги, специализирана във внедряването на ERP и CRM системи, казва, че компаниите трябва да се възползват от тази възможност, за да анализират цялостната си бизнес архитектура и да преструктурират процесите с цел създаване на безпроблемна интеграция от крайния клиент до бекенда.

Новата ERP система може да промени начина, по който свързаните процеси работят, и това трябва да се предвиди предварително. Няма да искате да приключите ERP проекта и тогава да се сблъскате с оплаквания на бизнес потребителите, че всичко изглежда различно, че данните се представят по объркващ начин и че производителността им е намаляла.

3. Отделяте прекалено много време на планирането
"Бърз, а не съвършен" е подходът, който анализаторът от Forrester Лиз Хърбърт препоръчва на компаниите, предвиждащи ERP проект. Тя е наблюдавала компании да съставят списък с всяка функционалност, която ще е нужна, като отделят прекалено много време в търсене на решения, удовлетворяващи всички тях.

Планирането е важно, но е важно също така да се разбере, че условията се променят бързо и не може да предвидите всичко. Не прекалявайте с фазата на планиране, за да не задушите прогреса на проекта. Ако този етап се проточи, компанията ще загуби от всички нови възможности и ползи от една обновена ERP система, докато конкурентите вървят напред.

4. Не избирате най-доброто решение
Когато се изпращат запитвания за нова ERP система, много вероятно е всеки доставчик да твърди, че предлага модул за всяка измислена от вас функционалност, че и такива, за които не сте помислили още. Това може да ви изкуши да се откажете от съществуващи добри продукти, вършещи отлична работа. Или ако ERP доставчикът твърди, че предлага CRM функции, може да се подлъжете да зарежете настоящия си CRM софтуер с цел да обедините нещата в една платформа и да спестите пари.

Това е грешка, смята Майкъл Ларнър, главен анализатор в ABI Research, защото всяка ERP платформа има своите силни и слаби страни, когато става дума за индивидуални модули. Избягвайте доставчици, които предлагат всичко на всички, съветва той.

Може да се окаже, че новите ERP модули не предлагат цялата търсена от вас функционалност. "Има причина хората да купуват специализирани инструменти", казва Ларнър, като препоръчва фирмите да направят задълбочен анализ функция по функция на обещанията на доставчика и да изберат най-доброто решение.

5. Не разполагате с цялостна стратегия за данните
"Каквито данните, такъв и проектът", казва Мартиндейл от Navint. За да бъде ERP проектът успешен, компанията трябва да извърши оценка на това как съществуващите данни се съхраняват, как могат да се обединят, отключат и съобразят с новата ERP система. Трябва да разбере също така как смята да интегрира данните от ERP, CRM и други системи с цел да получи цялостен поглед върху бизнес процесите.

Данните играят ключова роля и във фазите на тестване и внедряване, добавя Мартиндейл. Важи правилото, че с лоши материали не може да се получи добър продукт. Компаниите трябва да прегледат и рационализират данните си, за да може реални данни от източници като отворени поръчки и баланси да могат да се използват по време на тестване, настройки и оптимизация на системата.

"Хората гледат на ERP като на данни в голяма черна кутия. Не обмислят докрай как да използват тези данни, за да придвижат бизнеса напред", казва Адам Кригър, президент на Preferred Strategies. Не става дума само за съдържанието на данните, но и за формáта, по който се представят на служителите. Компаниите трябва да помислят за начини, по които данните да се трансформират в лесни за усвояване формати чрез технологии за визуализация и бизнес анализи (Business Intelligence).

6. Имате прекалено големи очаквания за резултатите от анализа на данни
Една от най-големите ползи от обновяването на ERP системата е възможността да се анализират данни чрез системи за машинно обучение или изкуствен интелект за постигане на ценни прозрения за бизнеса. Възможностите на AI обаче се надценяват от години и компаниите трябва да имат ясна представа какво AI може да предложи и какво не.

Ларнър от ABI предупреждава, че системите за машинно обучение са добри в справянето с постепенни промени в оперативната среда, но не са полезни, когато става дума за коренна промяна, като например проблемите с веригата на доставки, с които фирмите се сблъскаха в началото на пандемията.

Ларнър препоръчва компаниите в някои браншове да погледнат отвъд машинното обучение и да проучат технологията на дигиталния близнак, която позволява на фирмите да извършат тестове от типа "какво ще стане, ако" и симулации с цел да предложат алтернативни действия в случай на сериозен трус в бизнеса.

7. Не разработвате облачна стратегия
Няма спор, че бъдещето на ERP е в облака, затова времето за ъпгрейд е идеално за обмисляне как да мигрирате приложенията си в облака или да мигрирате специфични функционалности към SaaS. "Предвид ползите на облачната технология за повечето фирми би било грешка да не обмислят сериозно преминаването към облак с публична инфраструктура или по-специализиран облак. Тази тенденция се наблюдава през последните години. С нея компаниите могат да се възползват от гъвкавостта, сигурността, производителността и намалените разходи, които вървят с нея", казва Вивиан от Claremont.

Директното преместване на съществуващи приложения в облака обаче е пропусната възможност, особено в днешната хибридна облачна среда, в която бизнес процесите протичат навсякъде. Компаниите трябва да направят преглед на приложенията си и да решат кои от тях трябва да се преработят за облака, кои са подходящи за SaaS и кои трябва да останат локални от съображения за сигурност, законови разпоредби или друга причина.

8. Не взимате предвид области, които изискват персонализация
При ERP е ясна тенденцията към стандартизация, а не към персонализиране, казва Кригър от Preferred Strategies. Ако компанията може да постигне 80% стандартизация, това пак оставя 20% от бизнес процесите, които трябва да се персонализират. На този етап фирмите трябва да направят някои трудни избори - дали да се заемат със сложното персонализиране, или да променят процеса. Такива проблемни точки трябва да се идентифицират и да се разрешат.

Мартиндейл нарича този проблем "разминаване в съответствието". Според него винаги ще има разминаване между обещаното от доставчика и нуждите на компанията. Разбирането на тези несъответствия помага на фирмите да вземат информирано решение за покупка и да избегнат разочарованията от процеса. Той препоръчва да се избере промяна на бизнес процеса и да се избегне персонализиране, ако това въобще е възможно.

9. Пренебрегвате крайния потребител
Много е важно бизнес лидерите да се включат в процеса на планиране, но също толкова важно е цялата компания да е наясно, че се подготвя обновяване на ERP система, което може да окаже влияние на работата им. Не искате да изпаднете в ситуация в началото на етапа на внедряване, в която ИТ лидерите обясняват на крайните потребители какво ще се случи и някой попита "Защо го правим това?", "Защо трябва да науча цяла нова система?", "Това ще ме забави ли и ще направи ли живота ми по-труден?".
Не става дума просто да информирате крайния потребител. Един ERP проект е възможност да се променят начините, по които служителите усещат и взаимодействат с бизнес процесите, казва Хърбърт от Forrester.

Представете си колко по-въодушевени ще бъдат служителите, или, с други думи, колко много ще се намали потенциалната съпротива, ако ERP проектът включва и евтини, несвързани с писане на код възможности те да могат да помогнат в разработването на собствените си работни процеси. Или ако могат като част от новата система да използват AR или VR очила за създаването на handsfree преживяване. Или да могат да използват гласови команди, вместо да пишат или набират нещо. Според Хърбърт "има толкова много възможни нови преживявания" и компаниите не бива да се колебаят да ги внедряват.

10. Не заделяте достатъчно бюджет за проекта
Като при всяко ИТ начинание, ERP проектът вероятно ще струва повече, отколкото първоначално сте заложили. Затова компаниите трябва да са сигурни, че бизнес лидерите са заделили достатъчно средства за обновяването и са наясно с вероятността да са необходими още. Например фирмите често подценяват общите разходи по облачна миграция, защото невинаги взимат под внимание увеличените разходи за свързаност и неочакваните разходи от местенето на данните напред-назад между облака и центъра за данни.

Налице са и въпросите за обучението и квалификацията на персонала при сериозен ERP ъпгрейд. Много компании осъзнават, че нямат нужните хора за осъществяването на голям ERP проект и трябва да се обърнат към външна ИТ компания, която да помогне в планирането и внедряването на новата система. В много случаи взаимоотношенията стават постоянни и доставчикът на ИТ услуги поема функциите по контрол и поддръжка, което означава нови допълнителни, непрекъснати разходи.

Превод и редакция Юлия Уршева

X